自治会のデータ保存と引き継ぎ。クラウドなど5つの置き場所を比較

10月の役員会から帰り、机の上にUSBメモリ（パソコンに差して使う小さな記録の道具）を1本置きます。4月に前任の書記から受け取ったものです。中には年度ごとのフォルダと会員名簿のExcel、総会資料、夏祭りの写真。会計のファイルは会計さんの家のパソコンにあり、行事の写真の一部は前の行事部長のGoogleにあります。規約は紙で、会長の家です。来年の引き継ぎまでに置き場所を決める。その調べ役を任されました。

自治会のデータは、役員個人ではなく会の名義の置き場所に保存すると、役員が替わってもそのまま引き継げます。個人のGoogleアカウントは2年使わないと中身ごと削除されることがあり、名簿や議事録の置き場所には向きません。置き場所は紙を含めて5つあり、いちばん差が出るのは「誰の名義か」です。

私たちは、自治会の会計と書類をクラウドで扱うサービスを作っている会社の編集部です。下の表には私たちの製品の行もあります。ほかと同じ軸で、公式ページとヘルプに書いてあることだけを並べました。

自治会のデータの置き場所は5つ。比べる軸は「誰の名義か」と「替わったとき何を渡すか」

自治会のデータには、名簿、議事録と総会資料、規約、会計のファイル、行事の写真、回覧の原稿があります。置き場所を下の表の5つに分けたのは、私たちの整理です。

比べる軸も5つで、名義を先頭に置きました。役員は任期ごとに替わりますが、アカウントや家のパソコンの持ち主は替わりません。

2026年10月24日に、各ヘルプと公式ページで確かめた内容です。ヘルプや料金は変わることがあります。

会計の帳簿をどの道具で付けるかは、会計の道具の比べ方に書きました。

役員個人のパソコンとUSBメモリは、持ち主の任期で途切れます

個人のパソコンに入ったファイルは、持ち主の家から出ません。USBメモリで渡すと、前任から後任へ、後任から会長へとコピーが増え、どれが最新か分からなくなります。

仙台市は「町内会デジタル化推進事業」でアドバイザーを派遣し、報告会の資料を載せています。泉ケ丘四丁目町内会の資料（2026年1月25日の報告会）は2枚目の課題に、「USBを使って資料のやり取りを行っており、セキュリティが不十分」と書いています。

一宮市の『町内会活動 個人情報取扱いの手引』は4ページで、「パソコンで管理している場合は、セキュリティ対策ソフトの導入やパスワードの設定を検討しましょう」と書いています。パスワードは、ファイルや機械を開くための合言葉です。同じページは「万が一漏えい、紛失したときに、誰に報告するかあらかじめ決めておく」ことも挙げています。さいたま市浦和区の自治会向けチラシは1ページで、役員への安全管理に「（盗難や紛失など持ち運ぶ場合も要注意）」と添えました。

個人のGoogleアカウントに置いてよい？ 2年使わないと中身が消えることがあります

Googleのアカウントは、Googleのサービスに入るための名前と合言葉の組です。1つ作ると、Googleドライブ（ファイルを預けておける置き場所）が使えます。便利ですが、持ち主は役員個人のままです。

Googleのヘルプの決まりを並べます。

ファイルの持ち主を譲れる相手は、Googleドライブのヘルプによると「該当するファイルやフォルダを共有した相手に限られます」。

15GBはメールや写真と合わせた量なので、前の人が個人で使う分と分け合います。鶴ケ谷三丁目町内会の発表資料（2024年度）では、町内会のフォルダが入ったドライブの画面に「15 GB 中 8.85 GB を使用」と写っています。8.85 ÷ 15 で59%です。

会の名前でアカウントを1つ作り、役員を共有の相手に加える

個人の名義を避けるなら、会の名前でGoogleアカウントを1つ作り、データはそのドライブに置きます。役員は自分のアカウントのまま、共有の相手に加わります。

2つの町内会の発表資料に、この形の例があります。鶴ケ谷三丁目町内会は1枚目に「アドバイザーの助言で、Google Drive 、 LINE （どちらも無料）を活用する事にした」と書いています。フォルダは2つで、「元データ編集用」は一般的なアクセスが「制限付き」、「公開用」は「リンクを知っている全員」です（3枚目）。

泉ケ丘四丁目町内会の資料は6枚目で、初期設定は「パソコンやスマートフォンを持ち寄り」行うとしています。どちらも町内会の発表で、市の決まりや推奨ではありません。

ここからは私たちの提案で、手引きに根拠はありません。ログイン情報（中に入るための名前と合言葉）と再設定用の連絡先は、会長と会計の2人が知っている形にします。1人だけだと、その人が替わった年に開けなくなるからです。パスワードそのものは引き継ぎ書に書かず、保管している場所だけを書きます。書く欄は役員引き継ぎ書の「書類・物品」の表が使えます。

会のアカウントにも、2年の決まりはかかると私たちは読んでいます。会の名前で作った普通のアカウントは、ポリシーが外す「職場や学校などの組織を通じて設定された Google アカウント」に当たらないからです。ポリシーは「使用」の例に、Googleドライブの利用を挙げています。役員会のたびに、誰かが会のアカウントでログインしてドライブを開けば足りる、と私たちは考えています。

名簿は役員だけのフォルダへ。「リンクを知っている全員」には置かない

リンク（ファイルの所在を示す文字の並び）を知っていれば、会員でない人でも開けます。

個人情報保護委員会のQ&A（Q1-54）は、自治会・町内会も名簿を活動に使っていれば個人情報取扱事業者に当たり、「営利・非営利の別は問いません」としています。法律の第23条は、名簿のような個人データの「漏えい、滅失又は毀損の防止」のために「必要かつ適切な措置」を求めています（e-Govの条文）。委員会の冊子『自治会・同窓会等向け 会員名簿を作るときの注意事項』は9ページで、その手法の例を挙げています。

同じQ&AのQ7-53は、クラウドに名簿を置くことについて、「クラウドサービスを提供する事業者において個人データを取り扱うこととなっているのかどうかが判断の基準」としています。契約で事業者が中のデータを取り扱わないと定め、入れる人を適切に制限している場合などは、提供に当たらないという説明です。どのサービスがこれに当たるかは、そのサービスの規約によります。

続くQ7-54は、その場合も利用する側が「自ら果たすべき安全管理措置の一環として、適切な安全管理措置を講じる必要があります」としています。置き場所を替えても、見られる人を絞る責任は会に残ります。

泉ケ丘四丁目町内会の資料は4枚目で、「発信用フォルダ(誰でも閲覧可能)」「役員専用フォルダ(役員・部長のみアクセス可能)」「班長専用フォルダ(班長のみアクセス可能)」の3つを並べます。5枚目によると、会員名簿は役員専用、班名簿と集金状況は班長用、総会資料と回覧資料のPDFは発信用です。会則（規約）は、鶴ケ谷三丁目町内会の公開用フォルダに「103_総会資料・会則」として入っています。

これらを私たちが2つにまとめたのが次の図です。

冊子の10ページは、「自治会等の形態や管理の実態にもよりますが、団体の運営を担う役員等は、個人情報保護法における『従業者』に該当するものと考えられます」と書いています。役員が替わったら前の人を共有の相手から外し、手元の名簿のコピーを消してもらいます。冊子9ページの「古い名簿等は、データを削除、回収してシュレッダーにかける等」と同じ考え方です。

名簿を次の役員へ渡すこと自体の法律上の扱いは、私たちが確かめた資料に直接の記載がありませんでした。迷ったら市の担当窓口か、個人情報保護委員会の個人情報保護法相談ダイヤル（03-6457-9849）に尋ねてください。

自治会向けのクラウドは、年度ごとの置き場所と役職ごとの見える範囲が最初からあります

会のアカウントは0円で始められます。ただ、フォルダの分け方と共有の相手は、役員が自分で決めて保つことになります。私たちの製品「自治会総合支援サービス」を例にします。

公式ページは「データはクラウドに保存。役員が交代してもそのまま引き継げます。」と書いています。PRO機能のページには、規約・議事録・総会資料を「年度ごとにクラウドへ保管」するとあり、「班・チーム担当理事は自分の担当範囲のみ閲覧可能」とも書かれています。公式ページの料金表では、文書の管理はPROプランの機能で、月1,000円、年払いなら11,000円です。保存容量は10GBまで追加料金なしで、超えると1GBあたり月50円です。

40世帯・年会費3,000円の自治会なら、1年の会費収入は120,000円です。PROを年払いにすると11,000円で、会費収入の9.2%にあたります。月払いなら12か月で12,000円、10.0%。予算に無い支出になるなら、役員会に出して決めます。

弱いところもあります。まず有料で、インターネットにつながる機械が要ります。記録は私たちの運営するコンピューターに置かれます。サービスが終わるときに備え、年度末の書き出しは続けてください。

ほかの自治会向けのサービスは、公式ページで機能を確かめていないので表に入れていません。

どこに置いても、3月に台帳を見直して2か所目の控えを残す

置き場所を1つに決めても、紙は残ります。泉ケ丘四丁目町内会の資料は7枚目に「100％デジタル化は不可能が前提条件」と書いています。鶴ケ谷三丁目町内会も、2025年度の計画に「回覧文書の電子開示（従来の方法も併用）」と書きました。紙の原本は、写真やファイルにしても決めた年数まで残します。年数と捨て方は領収書の保管の記事にまとめています。

控えは、置き場所と別の場所に作ります。年度末に台帳を見直し、会のアカウントのデータはUSBメモリかパソコンへ書き出し、総会資料と議事録は印刷して綴じます。見直しと書き出しを年度末にするのは私たちの提案です。名簿の入っていない控えなら、USBメモリも2か所目として使えます。

4月に新しい役員を共有の相手に加え、行事が終わったら写真と記録を会の置き場所へ移します。

私たちの立場。名簿を扱うなら、個人の名義には置きません

名簿は、役員個人の名義の置き場所に置きません。 個人のパソコン、USBメモリ、個人のアカウントは避け、会のアカウントか自治会向けのクラウドにします。見られる人は役員に絞ります。

20世帯ほどで、紙で回っている会もあります。そうした会は、紙とファイル箱で足りると私たちは考えています。

今あるデータを1行ずつ書き、置き場所と名義、見られる人を見直す台帳を、Excelで用意しました。

自治会_データの台帳.xlsx空のファイルです。マクロなし、シートは2枚（使い方 / データの台帳）。入力するのは色と枠の付いたセルだけで、シートは保護してあります（パスワードなし）。見本の画像はデータの台帳のシートです。テンプレートをダウンロード

自治会_データの台帳_記入例.xlsx40世帯の自治会を例に、10行を入れたファイルです。会や人の名前は役職だけで、実在の自治会とは関係ありません。見本の画像はデータの台帳のシートです。テンプレートをダウンロード

入れるのは、「データの台帳」シートにある会の名前と見直した日、各データの行だけです。列は10あります。順に、番号 / データの名前 / 種類 / 住所・電話番号が入っているか / 置き場所 / 誰の名義か / 見られる人 / 2か所目の控え / 最後に開いた日 / 見直し です。番号と見直しは式で出ます。置き場所は選択肢から選び、自治会向けのクラウドは「自治会向けのサービス」と表示されます。

見直しの列は、直すべき点を式で出します。個人のアカウントで、見直した日と最後に開いた日が365日以上離れていれば「1年以上開いていない」と出ます。365日は、Googleの2年より前に気づくための私たちの決め方です。

L列・M列の小表は、項目ごとの件数です。記入例では、書いたデータが10件、住所・電話番号が入っているのが3件、見直しが要るのが7件になります。前の書記のUSBメモリにある会員名簿は「名簿を会の置き場所へ」。集金簿は会のアカウントにあっても、見られる人が「リンクを知っている全員」なので「見られる人を絞る」と出ます。

次の役員会までにやることは1つです。手元のUSBメモリと、役員それぞれが持っているデータを台帳に1行ずつ書き、「見直し」の列を役員会に持っていってください。

よくある質問

USBメモリで引き継ぐのは、もうやめたほうがいいですか 名簿が入っていなければ、2か所目の控えとして使えます。名簿を入れて持ち歩くのは避けます。さいたま市浦和区のチラシも「盗難や紛失など持ち運ぶ場合も要注意」としています。私たちは、USBメモリを置き場所の本体にせず、会の置き場所の控えにする形を勧めます。

前の役員が個人のGoogleに残しているデータは、どうすれば会に移せますか 前の役員に、会のアカウントを共有の相手に加えてもらい、ファイルの持ち主（オーナー）を会のアカウントへ譲ってもらいます。承諾は会のアカウントでします。フォルダを譲っても中のファイルは譲られないので、ファイルも選んで譲ってもらいます（Googleドライブのヘルプ）。

名簿をクラウドに置くとき、会員の同意は要りますか 個人情報保護委員会のQ&A（Q7-53）は、置き場所の会社が名簿を取り扱わないこととなっているか（契約の定めと、入れる人の制限）で判断するとしています。どのサービスが当たるかはサービスの規約によるので、迷ったら個人情報保護委員会の個人情報保護法相談ダイヤルに確かめてください。どの場合も、見られる人を絞る責任は会に残ります（Q7-54）。

会のアカウントのパスワードは、誰が持てばいいですか 私たちは会長と会計の2人をおすすめします。1人だけだと、その人が替わったときに開けなくなります。パスワードは回覧や台帳に書かず、引き継ぎ書に保管場所だけを書きます。これは私たちの提案で、手引きに根拠があるものではありません。

出典

• Google アカウント ヘルプ「無効な Google アカウントに関するポリシー」（ページ）。2年使われないアカウントの扱い、組織のアカウントへの不適用、「使用」の例。2026年10月24日に確認。
• Google ドライブ ヘルプ「ファイルのオーナーを他のユーザーにする」（ページ）。譲れる相手、相手の承諾、フォルダ内のファイルの扱い。2026年10月24日に確認。
• Google One ヘルプ「Google アカウントの保存容量の仕組み」（ページ）。15GBの容量と、超えたときの扱い。2026年10月24日に確認。
• 仙台市「町内会デジタル化推進事業」について（ページ）。アドバイザーの派遣と報告会の資料。
• 泉ケ丘四丁目町内会「Googleドライブを活用した役員引継ぎ資料整理の効率化」令和7年度 実施報告会（令和8年1月25日）。仙台市のページに掲載（PDF）。課題（2枚目）、フォルダと中身（4・5枚目）、初期設定（6枚目）、今後の計画（7枚目）。
• 鶴ケ谷三丁目町内会「文書作成や管理・保存をもっとスマートに」令和6年度。仙台市のページに掲載（PDF）。使った道具（1枚目）、フォルダの公開範囲（3枚目）、容量の画面（4枚目）、令和7年度の計画（6枚目）。
• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に関するQ&A（ページ）。Q7-53・Q7-54（クラウドサービスの利用）。
• 個人情報保護委員会 FAQ Q1-54（ページ）。自治会も個人情報取扱事業者に当たりうること。
• 個人情報保護委員会『自治会・同窓会等向け 会員名簿を作るときの注意事項』令和5年12月版（PDF）。安全管理措置の手法の例と古い名簿の廃棄（p.9）、役員と「従業者」（p.10）。
• 個人情報保護委員会「個人情報保護法相談ダイヤル」（ページ）。名称と電話番号。2026年10月24日に確認。
• e-Gov 法令検索『個人情報の保護に関する法律』（ページ）。第23条（安全管理措置）。2026年10月24日に条文を確認。
• 一宮市総合政策部市民協働課『町内会活動 個人情報取扱いの手引』2026年4月（PDF）。名簿の保管と、漏れたときの報告先（p.4）。
• さいたま市浦和区役所コミュニティ課「個人情報の取扱いについてご確認ください」（PDF）。保管と持ち運び（p.1）、パソコンで管理する場合（p.2）。
• 自治会総合支援サービス LP（ページ）と PRO機能（ページ）。私たちの製品。2026年10月24日に確認。

この記事はAIが下書きし、運営者が内容を確認して公開しています。制度や手続きは自治体や団体の規約によって異なります。