自治会役員の引き継ぎ書テンプレート。4月から埋める5枚の表

4月の総会の翌週、前の会長から段ボール箱を1つ受け取ります。中には規約と去年の総会資料、会員の名簿、鍵が2本。「分からないことは聞いて」と言われたものの、何が分からないのかがまだ分かりません。5月に市役所から防犯灯の書類が届き、誰に聞けばよいのかで手が止まります。

引き継ぎ書は、表紙と5枚の表で足ります。仕事の一覧、1年の予定、書類・物品、連絡先、申し送りの5枚です。受け取らなかった人は4月から自分で書き始め、1年かけて足していき、3月に次の人へ渡します。この記事のExcelテンプレートは、その1年のためのものです。通帳・残高・口座名義といった会計の引き継ぎは、会計引き継ぎチェックリストの記事にまとめました。

下の流れの時期は、確かめた手引きのどれにも決まりがありません。私たちの目安です。

役員の引き継ぎ書は、表紙と5枚の表で足ります

引き継ぎ書をもらえなかったとしても、珍しいことではありません。静岡市の『引継ぎガイドBOOK』には「なかには引継書そのものが存在しない地域もあります」とあります（p.01）。さいたま市南区の自治会連合会は、区内115の自治会長にアンケートを取りました。役員の経験なしに会長になった人が約2割。前の会長からの引き継ぎが無かった人と口頭だけだった人は、合わせて35%でした（同連合会の引継ぎファイル取扱説明書 p.1）。

では、何を書けばよいのか。市や連合会の様式・手引き5つが、引き継ぎ書に入れている欄を並べました。

5つの欄はどれも、5つの資料のうち4つ以上に出てきます。この5つを、テンプレートの5枚にしました。「記載なし」は要らないという意味ではありません。その資料が扱っていないだけです。

盛岡市の手引は、NPO法人いわてNPOフォーラム21が市の補助事業で作ったものです。南区の欄は会長に配られたファイルの目次の話で、引き継ぎ書の様式ではありません。

決まった様式は、確かめた資料には見当たりません。一宮市の手引は、任意団体の町内会には運営について法律等で決められたルールはない、としています（p.1）。盛岡市のサイトの手引も「様式を無理に統一する必要はありませんが、ある程度揃っていれば、読みやすいことは事実です」と書いています（p.7）。静岡市のガイドは、ひな形を「地域で使いやすいように変更をしてお使いください」としています（p.01）。自分の市にも様式が無いか、自治会の担当窓口に聞いてみてください。

4月、まず受け取った物を「書類・物品」の表に書き出す

最初の1枚は、段ボール箱の中身の一覧です。西条市の作成例は、2番目の項目に「資料・物品の種類、保管場所」を置いています。渡す書類と用品は、静岡市のガイドにも並んでいます（p.06）。書類なら規約・役員名簿・加入世帯名簿・総会資料。用品なら印鑑、集会所と防災倉庫の鍵、自主防災ヘルメット、自治会長の木札です。

テンプレートの「書類・物品」には、この2つの資料と八王子市のハンドブックから17行を先に入れてあります。列は No / 書類・物品 / 数量 / 保管場所 / 個人情報 / 何年度分 / 渡した / 受け取った / 備考 の9つです。

箱から出した物を1つずつ数え、数量と保管場所を書きます。この表は、無い物に気づくためのものでもあります。箱に無かった行は「受け取った」を空欄のまま残し、前任者に聞きます。例の9番がそれです。もともと自分の会に無いと分かった物は、「該当なし」にします。表紙には「受け取り済み ○ / ○ 件」と出ます。「該当なし」の行は数えません。

会員名簿は個人情報です。個人情報保護委員会のFAQは、自治会・町内会も「個人情報取扱事業者に該当し得ます」としています（Q1-54）。同じ委員会の冊子『会員名簿を作るときの注意事項』は、紙の名簿なら鍵がかかる引き出しに保管する例を挙げています（p.9）。「個人情報」の列を「含む」にした行は、保管場所が空欄だと表紙に「保管場所が空欄 ○ 件」と出ます。

八王子市町会自治会連合会のハンドブックは、名簿を誰がどこで管理し、いつ廃棄するかを決めて文書にしておく形です（p.15・p.18）。「会員名簿」の行の備考には、古い名簿の処分方法も書くよう入れてあります。名簿を役員から次の役員へ渡すことの法律上の扱いは、確かめた資料に直接の記載がありませんでした。迷ったときは、市の担当窓口に聞いてください。

預金通帳の行は、会計が持っている物なら会計の表で確かめます。見方は会計引き継ぎチェックリストの20項目にあります。

仕事の一覧に書くのは「何を・いつまでに・誰に聞くか」の3つ

段ボール箱に入っていないのが、仕事そのものです。静岡市のガイドにはこう書いてあります。「どのような業務を、いつまでにするのか、具体的に記載すると伝わりやすいです。あわせて問合せ先なども明記するとより親切です」（p.02）。

「仕事の一覧」の列は No / 区分 / 仕事 / 時期 / 頻度 / 問い合わせ先 / 締め切り / やり方・メモ / 前任者の気づき の9つです。ガイドにある業務の一覧表（例）から3行を書くと、次のようになります。区分・時期・頻度は記入例です。

締め切りは「2月末」「総会の2週間前」のように、毎年くり返せる書き方にします。問い合わせ先が空欄の行があると、表紙に「問い合わせ先が空欄 ○ 件」と出ます。

書く中身は役職ごとに違います。八王子市のハンドブックにある役目の説明（p.3）と、鹿沼市の自治会規約例（第8条）に当てると、次のとおりです。

「私たちの例」と書いたものは、手引きにある記載ではありません。役目から私たちが挙げました。会計の仕事は会計引き継ぎチェックリストに、監事の仕事は会計監査の記事に書いています。

同じ時期に「連絡先」も埋めます。列は No / 相手 / 用件 / 部署・担当 / 電話 / いつ連絡が来るか / メモ です。行の名前は、西条市の作成例の「行政との関わり」から取りました。運営費、集会所の整備、防犯灯、ごみの4つで、作成例はそれぞれ部署名を書く形です。冒頭の防犯灯の書類も、この表に部署名があれば迷わずに済みます。個人の電話番号は、本人の了解を得てから書きます。これは私たちの提案です。

前任者に聞きやすいのは、交代して間もない4〜5月です。私たちは、受け取った月のうちに1回、この2枚を印刷して前任者を訪ねることをおすすめします。

1年の予定には、行事の日より先に「準備を始める日」を書きます

「1年の予定」の列は 月 / 日・曜日 / 行事・会議・締め切り / 種類 / 担当 / 準備を始める / 前年の記録 / メモ の8つです。予定の書き方について、静岡市のガイドにはこうあります。「行事に限らず、会議の日や活動日、行事の準備日などについても書き込むことで、月の活動量をある程度把握できるようになります」（p.03）。

日付はおおまかで構いません。盛岡市のサイトの手引は、「『何月の第何週に、これをやる』程度で構いません」としています（p.4）。「日・曜日」の列は「第2日曜」でも足ります。

活動の整理が難しければ、1年間に参加した行事をメモするだけでも効果がある、とガイドは書いています。そのメモ例を表に入れると、こうなります。

表の右側には、月ごとの件数が出ます。件数が0の月は薄いオレンジになり、表紙に「予定の無い月 ○ か月」と出ます。上の例なら6月・7月・11月・1月・2月の5か月です。本当に何も無い月か、前任者に確かめてください。

準備の長い行事は、行事の日から逆算します。総会なら動き出すのは2か月前、というのが総会資料の記事での私たちの目安です。

行事が終わった週に、気づいたことを1行だけ残す

前任者にしか書けないのが、行事の記録です。どんな準備をしたかを具体的に書き残すよう、静岡市のガイドは勧めています。購入品の個数、金額、所要時間などで、「メモや日記でも充分」とあります（p.04）。結果を書き残す記載例には、所要時間は適切か、人手は足りていたか、不足品はなかったか、改善は必要か、の4つが挙がっています（p.05）。

八王子市のハンドブックも、「食器が足りなかった」などの気付きをメモし、会場の様子を写真に残すと新任役員が助かる、としています（p.4）。

書いた気づきは「申し送り」の表に入れます。列は No / 区分 / 件名 / いまの状況 / 問題点 / 前任者の意見 / 期限 / 後任者の対応 です。問題点と意見の列を分けたのは、西条市の作成例が懸案事項と未着手事項をそれぞれ「問題点」「意見」に分けているからです。

月に1行ずつでも、1年で12行ほどたまります。3月に申し送りを一から思い出して書かずに済む、と私たちは考えています。

会長が替わる年は、書類の外に届け出と口座の手続きがあります

市区町村長の認可を受けて法人になった自治会を、認可地縁団体（にんかちえんだんたい）と呼びます。認可地縁団体は、市町村長が告示した事項に変更があれば、市町村長に届け出なければなりません（地方自治法第260条の2第10項・第11項）。告示する事項は地方自治法施行規則第19条が決めていて、その中に「代表者の氏名及び住所」があります（第1項第1号ホ）。

八王子市の例では、代表者が替わったときの書類は3つです。告示事項変更届出書、承諾書、新しい代表者を総会で議決したことを証する書類（議事録）。規約で主たる事務所を会長宅に置いていれば、事務所の変更も要ります。必要な書類は市ごとに違うので、市の担当課に確かめてください。

届出に議事録が要るので、総会の議事録は「書類・物品」の「総会資料・議事録」の行に入れておきます。

法人になっていない自治会でも、会長の交代を市に知らせる手続きがある場合があります。静岡市のガイドは、会長の業務の例に「自治会・町内会長の変更手続」を挙げています（p.06）。要るかどうかは市によって違うので、担当課に聞いてください。「連絡先」の1行目を市役所の自治会担当課にしてあるのは、このためです。

口座の名義が会長の名前なら、名義の変更も要ります。手順は会計引き継ぎチェックリストの口座の節に書きました。

3月の引き渡しは、表紙の件数を見ながら1枚ずつ説明する

引継会は、静岡市のガイドの年間例では3月にあります（p.06）。南区の取扱説明書も「会長交代時には、次の方に渡してください」と書いています（p.2）。

渡す前に、表紙を見ます。7行目の見出しは 表の名前 / 書いた件数 / 状態 / 見るときのポイント の4つです。状態の欄には「問い合わせ先が空欄 2 件」のような文字が出ます。空欄が残る行と、まだ書いていない表の行は、この文字がオレンジになります。15行目の「空欄の注意」は、オレンジの文字になった行の数です。ただ、受け取っていない物の数と、予定の無い月の数はここに入りません。「書類・物品」と「1年の予定」の行は、状態の文字を読んで確かめます。

同じガイドの p.05 には、データとともに印刷した資料も引き継ぐようにと書いてあります。パソコンを使わない人のために、記入できるひな形を印刷しておく、ともあります。Excelのファイルと印刷した紙を、両方渡してください。会計の帳簿をExcelで付けているなら、会計ブックの記事のファイルも「書類・物品」に1行足して渡します。

立会人と署名は、確かめた5つの資料に記載がありません。私たちは、2部印刷して表紙の18〜20行目に署名し、1部ずつ持つことをおすすめします。

自治会_役員引き継ぎ書.xlsxシートは 表紙 / 仕事の一覧 / 1年の予定 / 書類・物品 / 連絡先 / 申し送り / 使い方 の7枚。マクロなし。シートの保護はしていないので、行を足せます。テンプレートをダウンロード

表紙のC2に自治会名、F2に年度、C3に役職を入れます。部長などの役は、F3に役職名（例 防災部長）を入れるとタイトルに出ます。C4とF4は渡す人と受け取る人、C5は引き渡し日です。どの表を印刷しても、2行目に自治会名・役職・年度が出ます。記入例は「使い方」のシートにあります。来年はこのファイルを複製し、年度を書き換えて使ってください。

今日やることは1つです。テンプレートを開き、受け取った箱の中身を「書類・物品」に書き出してください。

引き継ぎ書の5枚は、紙とExcelで回せます。会計の帳簿だけは、1行ごとの残高が次の行につながっているので、手で書き写すたびに数字を確かめ直すことになります。私たちが「自治会総合支援サービス」を作ったのは、その帳簿を入力するだけで残高が出る形にしたかったからです。

よくある質問

前任者から引き継ぎ書をもらえませんでした。どうすればよいですか。 珍しいことではありません。静岡市のガイドは引継書が無い地域もあると書き、さいたま市南区の自治会連合会の調査では、引き継ぎが無かった人と口頭だけの人が合わせて35%でした。受け取った物を「書類・物品」に書き出すところから始め、4〜5月のうちに「仕事の一覧」を前任者に見せて聞いてください。

引き継ぎ書に決まった様式はありますか。 法律で決まった様式は、確かめた資料には見当たりません。一宮市の手引は、任意団体の町内会には運営について法律等で決められたルールはないとしています。静岡市・西条市・福岡市などが様式の例を出しています。盛岡市のサイトに載っている手引は、無理に統一しなくてよいが、揃っていれば読みやすいとしています。

会員名簿も引き継ぎ書と一緒に渡してよいですか。 名簿は個人情報で、自治会も「個人情報取扱事業者」に当たりえます（個人情報保護委員会）。渡すときは保管場所を書き、古い名簿は処分します。役員どうしで渡すことの法律上の扱いは、確かめた資料に直接の記載がありませんでした。迷ったら市の担当窓口に聞いてください。

パソコンが苦手でも使えますか。 印刷して手で書き込めます。静岡市のガイドも、データ入りの資料に加え、手書き用の空欄のひな形を印刷しておくよう勧めています。表紙の件数を使いたいときだけ、Excelに入れてください。

会長が替わったら、市に届け出は必要ですか。 法人になっている自治会（認可地縁団体）は、代表者が替わると市町村長への届出が要ります（地方自治法第260条の2第11項、同法施行規則第19条）。八王子市では届出書・承諾書・議事録の3点です。法人でない自治会は市によって違うので、担当課に聞いてください。

出典

• 静岡市『静岡市 自治会・町内会活動 引継ぎガイドBOOK』保存版（PDF）。ページは冊子下部の番号。p.01 引継書の必要性とひな形の使い方、p.02 業務の整理、p.03 年間の予定、p.04-05 活動の記録と結果、データ化、p.06 会長の業務（例）。
• 西条市『事務引継書作成例』（PDF）。1 現在の事務の状況、2 資料・物品の種類、保管場所、3 懸案事項、4 未着手事項、6 年間スケジュール表。
• 八王子市町会自治会連合会『町会・自治会運営ハンドブック』（PDF）。p.1 1年モデル、p.3 役員、p.4 引き継ぎと議事録、p.6 総会の後の処理、p.15・p.18 個人情報の取り扱い。
• 盛岡市サイト掲載『町内会・自治会活動の手引 ～円滑な引継ぎのために～』平成27年度（特定非営利活動法人いわてNPOフォーラム21、盛岡市公募型協働推進事業補助事業）（PDF）。p.4 いつ・何をするか、p.6 反省会、p.7 様式の揃え方、様式1・2。
• 南区自治会連合会『南区自治会長引継ぎファイル 取扱説明書』平成28年9月（さいたま市南区）（PDF）。p.1 自治会長アンケート、p.2 使い方、p.3〜4 目次の見方。
• 個人情報保護委員会 FAQ Q1-54（ページ）。
• 個人情報保護委員会『自治会・同窓会等向け 会員名簿を作るときの注意事項』（PDF）。p.9 保管しているとき。
• 地方自治法 第260条の2第10項・第11項（e-Gov法令検索）。
• 地方自治法施行規則 第19条第1項第1号（告示する事項。ホ「代表者の氏名及び住所」）・第20条（届出）（e-Gov法令検索）。
• 八王子市『認可地縁団体の代表者・規約変更等の届出について』（ページ）。代表者変更の必要書類。
• 一宮市『町内会 会計事務の手引』（PDF）。p.1。
• 鹿沼市『文書サンプル集』（PDF）。p.61 自治会規約例 第8条 役員の職務。
• 福岡市『自治会・町内会各種様式集』（ページ）。「役員引継ぎ書」の様式。

この記事はAIが下書きし、運営者が内容を確認して公開しています。制度や手続きは自治体や団体の規約によって異なります。