自治会の領収書は何年保管？5年が目安、7年が要る会も

4月に会計を引き受けて半年。押し入れには、前任者から受け取った段ボールが9つあります。2018〜2025年度の会計の箱が8つと、総会資料の箱が1つ。規約には、書類を何年残すかが書いていません。どの箱をいつまで取っておき、どれなら捨ててよいのか。そこで手が止まります。

法律で一律に決まった年数はなく、市の手引きの目安は5年です。 ただし、収益事業をしている会と、補助金の要綱で年数が決まっている書類は別に考えます。数え始めは年度が終わった翌日で、2026年度の領収書なら2032年3月31日まで。5年と細則に書いて総会で決めれば、受け取った8箱のうち4箱は、来年の総会の後に捨てられます。

引き継ぎの当日に受け取る物の数え方は、会計の引き継ぎチェックリストに書きました。私たちは自治会の会計の道具を作っている会社で、税理士でも市の担当者でもありません。税の判断に迷ったら税務署に、補助金の書類は市の担当課に確かめてください。

自治会の領収書は何年残す？ 法律で決まった年数はなく、市の手引きは5年が目安です

一宮市の『町内会 会計事務の手引』は、最初のページにこう書いています。「任意団体である町内会（法人格を持たない団体）には、運営について法律等で決められたルールはありません」（p.1）。総務省の『コミュニティ団体の運営とお金の管理』も、「支払いのときは、必ず領収書をもらって保管する」（p.6）とするだけです。記録は「一定期間保存しておきましょう」（p.5）とあり、年数は出てきません。

年数を書いているのは、市や自治会連合会の手引きです。座間市自治会総連合会の『自治会出納帳マニュアル』は、最低必要な帳票を並べています（PDF 6枚目）。領収書を綴じた伝票綴り、出納帳、預金通帳、財産目録などです。そのうえで「上記帳票の保存期間は、会計年度終了後５年を目途とします」。熊本市のガイドラインは「最低５年間は保管します」と書き、「税法上の保存期限を参考に７年間保管しておくと安心です」と添えています（会計事務編 p.4）。

2026年10月14日に開いて確かめた、7つの資料の年数です。

どれもその市の例や目安で、全国の決まりではありません。自分の会の規約や細則、補助金の要綱があれば、そちらが先です。領収書を受け取ったときの確かめ方と綴じ方は、出納帳の書き方の記事にあります。

法人税の「7年」は、収益事業をしている会の決まりです

「領収書の保管期間」で調べると、上位の記事には7年という数字が並びます（2026年10月14日に私たちが検索した範囲）。出どころは国税庁のタックスアンサー No.5930 です。法人は帳簿と、取引で受け取った領収書などの書類を「確定申告書の提出期限の翌日から7年間」保存します。青色申告で欠損金が出た年度などは10年です。

では、法人になっていない自治会はどうか。手がかりは国税庁の『法人税のあらましと申告の手引』（令和7年10月）です。「法人でない社団又は財団で代表者又は管理人の定めがあるもの」を、人格のない社団等と呼んでいます（p.3）。法人とみなして法人税法を当てはめる団体です。例は「一定のＰＴＡ、同窓会、同業者団体など」で、自治会の名前はありません。規約で会長を決めている自治会も同じ形に当たる、と私たちは読んでいます。

その人格のない社団等に法人税がかかるのは、「収益事業から生じた所得」だけです（同 p.4）。収益事業は、物品販売業や駐車場業など34の事業を「継続して事業場を設けて行われるもの」とされています。帳簿を備えて残す決まり（法人税法 第150条の2第1項）も、主語は「収益事業を行う公益法人等及び人格のない社団等」です。

そこで私たちは、収益事業をしていない会にこの7年の決まりはかからない、と読んでいます。ただ、自治会に向けてそう言い切った国税庁の解説は見つけられませんでした。迷ったら、会の活動を書き出して税務署に聞くのが確実です。

法人になっている会（認可地縁団体）も、考え方は同じです。同じ手引の p.3 は、認可地縁団体を「公益法人等とみなされます」としています。神戸市の『認可地縁団体の各種税金について』でも、収益事業を行わない場合の法人税は「非課税」です。法人の会は財産目録と構成員名簿を備えます（地方自治法 第260条の4）。ただ、領収書の年数は同条にありません。法人になった会が毎年する仕事は、認可地縁団体の記事にまとめました。

新たに収益事業を始めた人格のない社団等は、始めた日から2か月以内に税務署へ届け出ます（法人税法 第150条第1項「その開始した日以後二月以内」。手続きは国税庁 C1-6）。神戸市の資料は、収益事業の例に「有料駐車場がある、賃料をとっている等」を挙げています。続けて「詳しくは所管税務署に確認してください」。心当たりがあれば書類は7年で残し、税務署に確かめてください。

市の補助金をもらった年度の書類は、要綱の年数まで捨てられません

深谷市の『自治会館改修事業補助金交付要綱』第10条は、帳簿と証拠書類を「事業の完了する日の属する会計年度の翌会計年度から５年間保管しなければならない」としています。仙台市の地区連合町内会運営補助金も、交付を受けた年度の翌年度から5年間。仙台市の資料には「R4年度交付→R9年度末まで保管」と例が載っています。

深谷市と同じ書き方で数えてみます。2024年度に工事が終わったなら、2025年度から5年で、2029年度末の2030年3月31日まで残します。仙台市の資料も「書類の保存期間が定められている場合がありますので、募集要項等をご確認ください」と書いています。

例の会は、市の補助金を年40,000円受けています。その補助金に何年と書いてあるかは、市によって違います。自分の市の要綱か募集要項を開き、「書類の整備」や「帳簿」の条を探してください。

補助金の申請書と実績報告の控え、その分の領収書は、別の封筒に分けておきます。封筒の表には、要綱の名前と年数を書きます。会計の箱を年数で捨てる日に、この封筒だけを抜き出せます。

「5年」はいつから数える？ 2026年度の分なら2032年3月31日まで

資料によって、5年の書き方は3通りあります。座間市は「会計年度終了後５年」。仙台市は「6年（処理した年＋5年）」。深谷市と仙台市の補助金は、翌年度から5年間です。

2026年度（2026年4月1日〜2027年3月31日）の領収書で確かめます。座間市の書き方なら、2027年4月1日から5年で2032年3月31日。仙台市なら、2026年度に5年度を足した2031年度の末です。深谷市の書き方でも、2027年度から2031年度までの5年間。どれも2032年3月31日に終わります。

熊本市の7年にすると、2034年3月31日までです。熊本市は数え始めを書いていないので、座間市と同じく年度の終わりから数えた日付です。

捨てる日は、西条市の作成例が決めています。「保存期間を経過した文書は、毎年総会終了後廃棄処分する」。5年なら、2032年4月の総会の後です。式にすると「捨てられる年度＝その年度＋保存年数＋1」で、2026＋5＋1＝2032年度。テンプレートの「捨てられる年度」の列も、同じ式で出しています。

法人税の7年だけは数え方が違います。No.5930 のとおり「確定申告書の提出期限の翌日から」です。収益事業をしている会は、期限の日を税務署で確かめてください。

年数は細則に書き、総会で決めておく

仙台市の『町内会の文書を保存する際のポイント』は、冒頭で「団体の中で決めた基準や規定があれば、それに則って廃棄します」と書いています。末尾には「あくまでも目安です」とあります。会で決めた年数があれば、それが答えです。

下敷きにしやすいのは、西条市の『〇〇自治会文書保存規程（作成例）』です。保存期間の表は7行。会則・規程類、財産目録、契約書、総会資料・議事録が永久です。役員会議事録が10年、会計帳簿・付属書類が5年、それ以外の書類が3年と続きます。

この作成例をもとに、私たちの文例を作りました。足したのは「数え始め」「補助金の行」「廃棄に2人で立ち会う」の3つです。決算書は総会の議案書に入るので、総会資料と同じ永久の側に置きました。これは私たちのまとめ方です。

テンプレートには、仙台市の目安から「お知らせ・案内文」を1年とする行も入れました。文例には書いていないので、要るなら足してください。

年数を規約の本文に書かず細則にするのは、規約の記事と同じ考えです。細かい決まりは細則に回しておくと、変えるときに楽です。細則を総会で決めるか役員会で決めるかは、規約によります。自分の規約で確かめたうえで、私たちは総会に出すことをおすすめします。

決算書・総会資料・議事録は、領収書と一緒に捨てません。仙台市も総会議案書を【永年】としています。議事録の残し方は議事録の記事に書きました。

前任者から受け取った8年度分の箱は、どれを捨てられますか

例の会で数えます。押し入れにあるのは、2018〜2025年度の会計の箱8つと総会資料の箱。ここに自分の2026年度の箱が加わります。保存年数は、2027年4月25日（日）の総会で決めるとします。総会資料の箱は永久なので、数には入れません。

5年に決めた場合、その総会の後に捨てられるのは2018・2019・2020・2021年度の4箱です。捨てられる年度は順に2024・2025・2026・2027年度で、どれも2027年度までに来ています。残すのは2022〜2026年度の5箱。2022年度の箱は、翌年2028年度の総会の後に捨てます。

7年なら、捨てられるのは2018・2019年度の2箱だけです。捨てられる年度が2026・2027年度だからです。残る箱は2020〜2026年度の7つになります。

毎年の総会の後に1箱ずつ捨てれば、箱は増えません。5年なら残る箱は5つで、今年度の分を入れても6つで止まります。

年数が来ていても残す箱があります。補助金の要綱の年数がまだ残っている年度。それから、使い込みの疑いや揉めごとがある年度です。疑いのある年度の箱は、私たちは捨てずに残すことを勧めます。時効の数え方は使い込みの記事にあります。

途中で箱が無い年度に気付いたら、役員の引き継ぎ書の「書類・物品」の表に「何年度分が無い」と書いておきます。

捨てるときはシュレッダーで。写真に撮っても紙は年数まで残す

仙台市の『町内会の文書を廃棄する際のポイント』は、注意が要る紙として3つを挙げています。個人情報が書かれた紙、関係する個人の押印がある紙、団体の口座や暗証番号など他人に知られると支障のある情報が載った紙です。これらは「シュレッダーにかけるなど、内容がわからないように処理をしてから廃棄してください」。当たらない紙のうちリサイクルできるものは、雑紙として資源回収に出せます。同じ資料には「保存期間が決まっている場合は、満了するまで保管が必要です」ともあります。

領収書の束に、会員の名前が入った会費の領収書の控えや、香典を受け取ったときのメモが混ざっていれば、それも個人情報の紙です。1枚ずつ選り分けるより、束ごとシュレッダーにかけるほうが確実です。

捨てる日は総会の後にし、会計と会長（か監事）の2人で立ち会います。テンプレートの「捨てた日」「立ち会った人」の列に書いておけば、後で聞かれても答えられます。西条市の作成例は立ち会いまでは書いていないので、ここは私たちのやり方です。

写真に撮っても、紙は決めた年数まで残します。西条市の作成例は、保存方法を「紙文書として事務所で保存する。なお、必要により電磁的記録も含めて保存する」としています。写真は、探すときの控えという位置づけです。

置き場所も決めておきます。集会所が無く、会計の自宅に置くなら、箱に年度と捨てられる年度を書いた紙を貼っておきます。テンプレートの「保管場所」の列にも、置いた場所を書きます。

保存年数表に箱を1行ずつ書き、来年の総会に出す

ここまでの年数と箱の数え方を、Excelのファイルにまとめました。空のファイルと、この記事の例を入れた記入例の2つです。

自治会_書類の保存年数表.xlsxExcel 2016 以降と Google スプレッドシートで開けます。シートは「使い方」「保存年数」「箱の一覧」の3枚です。保存年数のシートには既定の9行が入っています。マクロなし、シートは保護してあります（パスワードなし）。画像は保存年数のシートです。テンプレートをダウンロード

自治会_書類の保存年数表_記入例.xlsxこの記事の例（2018〜2026年度の会計の箱9つと総会資料の箱1つ、今年度2027、会計帳簿と領収書は5年）を入れたファイルです。画像は箱の一覧のシートです。テンプレートをダウンロード

保存年数のシートの列は、書類 / 保存年数 / 捨てられる時期 / 決めた根拠 / 備考 の5つです。西条市・仙台市・座間市をもとにした9行が入っていて、保存年数を書き換えると捨てられる時期の文が変わります。補助金の書類は、要綱の名前を決めた根拠に書いて行を足します。

箱の一覧には10の列があります。箱の番号 / 年度 / 書類 / 保存年数 / 捨てられる年度 / 今年の判定 / 保管場所 / 残す理由 / 捨てた日 / 立ち会った人。B3に今年度を入れ、年度と書類を選ぶと、捨てられる年度と今年の判定が式で出ます。記入例では2018〜2021年度の4行が「今年の総会の後に捨てられる」になります。残す理由を書いた箱は「残す（理由あり）」です。

今日やることは1つです。押し入れの箱に番号を振り、箱の一覧に年度と中身を1行ずつ書いてください。保存年数のシートは、そのまま来年の総会に出す細則の下書きになります。

箱の中で後から一番開くのは、出納帳とその年度の領収書です。私たちが「自治会総合支援サービス」を作ったのも、どの年度の何の支払いかを、次の人がすぐ探せる形で残したかったからです。

よくある質問

領収書をスマホで撮っておけば、紙は捨ててもいいですか。 決めた年数までは紙を綴じて残します。写真は探すときの控えとして使います。

通帳や出納帳も、領収書と同じ年数でいいですか。 座間市の目安では、出納帳も通帳も領収書と同じ5年です。決算書は、この記事の文例では総会資料と一緒に永久に残します。

前任者が古い領収書を捨ててしまっていました。どうすればよいですか。 残っている出納帳・通帳・決算書は残し、無い年度を引き継ぎ書の「書類・物品」の表に書いて役員会で伝えます。補助金の要綱の年数が残る年度なら、市の担当課に相談してください。

法人（認可地縁団体）になっていると、保存の年数は変わりますか。 変わりません。収益事業をしていなければ、法人でない会と同じ考え方で年数を決めます。

保管する場所は、会計の自宅でもいいですか。 規約や細則に置き場所の決まりが無く、集会所も無ければ、会計の自宅でかまいません。箱の一覧の「保管場所」と引き継ぎ書に、置いた場所を書いておきます。

出典

• 一宮市総合政策部市民協働課『町内会 会計事務の手引』2026年4月1日発行（PDF）。法律等で決められたルールはないこと（p.1）、領収書の保管（p.5・p.7）。
• 総務省『コミュニティ団体運営の手引き』より「コミュニティ団体の運営とお金の管理」（PDF）。記録の保存（p.5）、領収書の保管（p.6）。
• 座間市自治会総連合会『自治会出納帳マニュアル』（PDF）。最低必要とする帳票と保存期間（PDF 6枚目「会計実務編」）。
• 熊本市『熊本市町内自治会組織の運営に関するガイドライン 03 会計事務編』（PDF）。証憑書類の保管年数（p.3・p.4）。
• 西条市『〇〇自治会文書保存規程（作成例）』（PDF）。保存期間、保存方法、廃棄方法。
• 仙台市『町内会の文書を保存する際のポイント』2022年11月作成（PDF）。会計帳簿等の年数、地区連合町内会運営補助金の保存期間。
• 仙台市『町内会の文書を廃棄する際のポイント』2022年11月作成（PDF）。機密文書に当たる紙と捨て方。
• 深谷市『深谷市自治会館改修事業補助金交付要綱』（PDF）。第10条（書類の整備等）。
• 国税庁『法人税のあらましと申告の手引』令和7年10月（PDF）。人格のない社団等と認可地縁団体（p.3）、課税所得の範囲と収益事業（p.4）、帳簿書類の保存（p.10）。
• 国税庁 タックスアンサー No.5930「帳簿書類等の保存期間」（ページ）。
• 国税庁「C1-6 公益法人等又は人格のない社団等の収益事業開始等の届出」（ページ）。
• e-Gov 法令検索『法人税法』（ページ）。第3条、第4条第1項、第150条第1項、第150条の2第1項。
• e-Gov 法令検索『地方自治法』（ページ）。第260条の4。
• 神戸市『認可地縁団体の各種税金について』2021年3月（PDF）。法人税の扱いと収益事業の例。

この記事はAIが下書きし、運営者が内容を確認して公開しています。制度や手続きは自治体や団体の規約によって異なります。お住まいの市区町村で自治会を担当する窓口の手引きも、合わせて確認してください。