自治会総会の賛否集計表をExcelで。紙・LINE・当日を1枚に

「前日に紙の票を数えて、当日は手と足して、議長に渡してほしい」。役員会で、会長からそう頼まれました。引き継ぎの箱にあった去年の記録は、ノートに数字が並んでいるだけです。届いた書面表決書は紙が3枚、LINEで来たものが2通。当日は会場の手に加えて、委任状を預かった代理人もいます。出どころが4つある票を、どこにどう足せばいいのか。

自治会総会の賛否集計表は、議案1つを1行にして、書面と会場の票を横に並べて足す表です。書面は、欠席する人が賛否を書いて出す書面表決書で、紙とLINE・メールで届きます。会場は、本人の手と、代理人が預かった票を指します。代理人は、欠席する人から表決を任された人で、その任せる紙が委任状です。出席とみなす数が21人の会なら、どの議案も賛成・反対・棄権と無効の合計が21になれば、数え落としはありません。

例は会員30人（個人で数える）の○○自治会で、法人ではありません。総会は2027年4月25日（日）、議案は第1号から第6号の6つです。私たちは自治会の会計の道具を作る会社の編集部で、弁護士ではありません。私たちの提案は、そうと書きます。

賛否集計表は何を1枚にする？ 議案ごとに、書面と会場の4つの票を横に足します

議案1つに入る票は、会場で手を挙げる本人が11人、代理人が預かった委任状が6枚、前日に数える書面表決書が4人分（紙2枚とLINE2通）です。11＋6＋4で、出席とみなす数は21になります。書面は前日に数え、本人の手と代理人の票は当日、採決のたびに数えます。

足すことの根拠は、市の資料にあります。袋井市の2022年1月28日の事務連絡は、全員が書面で表決する場合の流れに「提出された書面表決書数を出席者数、議案の表決に加える」と書いています（PDF 3枚目）。委任状の流れにも「提出された委任状数を出席者数、議案の表決に加える」とあります（同じ枚）。ただ、袋井市と仙台市の様式は書面だけで決める総会の用紙で、会場の手と書面の票を1枚で足す表は見当たりませんでした。

どの票を数えられるかは、会の形で変わります。市区町村長の認可を受けて法人になった自治会（認可地縁団体）には、地方自治法第260条の18がかかります。第2項は「総会に出席しない構成員は、書面で、又は代理人によつて表決をすることができる」。第4項で、規約に別段の定めがあればそちらが先になります。法人でない会は規約に従います。一宮市の手引は「任意団体である町内会（法人格を持たない団体）には、運営について法律等で決められたルールはありません」と書いています（p.1）。

名簿の全員に出欠を付けて定足数を出す表は、定足数の記事にあります。この記事の表は、届いた票の出どころ4つを議案ごとに足すところを受け持ちます。

書面表決書は前日に議案ごとに数える。紙とLINEで2回届いた人は1回だけ

例の会は4月23日（金）に締め切り、24日（土）に、受付簿で「数える」と分けた紙だけを数えます。締切の後に届いた紙の分け方は、委任状の記事の受付簿で済ませておきます。

集計表の「書面と電子の票」のシートに、1人1行で書きます。列は班、名前、届いた形、届いた日、数に入れる、第1号から第8号、確かめです。議案の欄は、紙に書いてあるとおりに「賛成」「反対」「両方に○」「無印」から選びます。どちらにも○が無ければ無印です。

数えるのは2人以上で、1人が読み上げ、もう1人が入れる形を私たちはすすめます。袋井市の資料は、全員が書面で表決する場合について「議事録作成及び不正防止のため、複数人（最低３人以上）が集まり集計する必要があります」と書いています（PDF 2枚目）。会場で開く総会の人数を決めた資料は見つかりませんでした。

LINEやメールの票も、紙と同じ列に入れます。法人の会は、規約か総会の決議があれば、書面の表決に代えて電子の方法で表決できます（地方自治法第260条の18第3項）。総務省の2021年11月5日の事務連絡は、方法の例に電子メールやアプリを挙げています（問8）。法人でない会は規約に従い、定めが無ければ役員会で決めます。

同じ人から2回届いたときは、1回だけ数えます。会員21は4月18日にLINEで出し、22日に紙も出しました。中身は同じなので、LINEの行を「はい」、紙の行を「いいえ」にします。自治会向けの資料に決まりは見つからず、ここは私たちの提案です。中身が違えば、締切の前に本人に確かめます。同じ名前の2行に「はい」を付けると、確かめの列に「同じ名前に「はい」が2行。1行だけにする」と出ます。

書面の票は、通知した議題にだけ足します。新潟市西区の規約例第22条は「あらかじめ通知された事項について書面をもって表決し」です（資料編 p.4。取手市の第22条も同じ限り方）。議題に無い提案の扱いは、議長と緊急動議の記事で扱いました。

両方に○、どちらにも○が無い議案は、無効か賛成かを配る紙に書いておく

紙で届いた会員19の第3号議案は、賛成と反対の両方に○でした。数え方は市の様式で分かれます（2026年11月7日に確認）。

どちらにするかを決めた法令は見当たりませんでした。扱いで変わるのは、議事録に残る数です。無効なら第3号の書面は賛成3・反対0・無効1で、会場の16・0・1と足して賛成19、反対0、棄権・無効2。賛成とみなせば書面は4・0・0で、合計は20・0・1です。可決に要る賛成は11なので、どちらでも可決しますが、議事録と回覧に書く数が変わります。

だから私たちは、配る書面表決書に扱いを1行書いておくことをすすめます。仙台市の作成例が紙に注記しているのと同じ形です。集計表では「総会の設定」の「両方に○・無印の扱い」で、「無効として数える」か「賛成とみなす」を選びます。

代理人が3枚預かっていたら？ 手は1本でも3票。受付で枚数の札を渡します

委任状の票は、代理人が会場で表決して初めて数に入ります。小樽市の『町内会運営マニュアル』は「委任された人が欠席の場合、その委任状は効力を持たない」と書いています（p.7）。当日預かってきた委任状は、前日までの分に「追加して集計」する扱いです。

委任状6枚の内訳は、会員01宛てが3枚、会員05宛てが1枚、代理人の欄が空欄のものが2枚です。例の会は空欄を議長に任せると配る前に決めてあり、議長に2枚が渡ります。会員01が手を1本挙げても、自分の1票のほかに預かった3票があります。手の数だけを数えると、3票が落ちます。

そこで私たちは、受付で枚数を書いた札を代理人に渡す方法をすすめます。受付では集計表の「代理人の持ち票」に、代理人の名前と預かった枚数を書きます。会員01は3、会員05は1、議長は2。合計6が委任状の数と同じなら「一致」と出ます。小樽市のマニュアルも、賛否が分かれたら委任状のあて先を確かめて数に加える、としています（p.7）。受付で代理人を照らす手順と採決の進め方は、総会の進め方の記事に書きました。

採決では、まず本人の手を数え、次に挙がった札の数字を足します。第5号議案なら、本人の手は賛成7・反対3・棄権1で、本人出席の11と同じです。札は、会員01の3と議長の2が賛成で5、会員05の1が反対。会場の票は賛成12・反対4・棄権1で、合わせて17になります。

1人の代理人の票を賛成と反対に分けて入れられるかは、委任状の文面と規約しだいで、決めた資料は見つかりませんでした。記入例は、代理人ごとに票の向きをそろえてあります。

足す前に2つの合計を見る。会場は17、書面は4

議長に渡す前に、議案ごとに2つの合計を見ます。1つは会場の合計です。本人の賛成・反対・棄権と代理人の分を足すと、本人出席11＋委任状6で17になるはずです。もう1つは書面の合計で、書面の賛成・反対・無効を足すと書面表決の数の4になります。

合計21だけでは、どこで落ちたかまでは分かりません。2つに分ければ、合わない1人が会場にいるのか、紙の中にいるのかが分かります。

たとえば会場の合計が16で、書面が4なら、落ちた1人は会場です。本人の手を数え直すか、途中で帰った人がいないかを見ます。棄権の人にも手を挙げてもらうことを、私たちはすすめます。数え落としが合計に出るからです。

集計表では、会場の数が合わないと「会場の票」の確かめの列に「本人の手が本人出席の数と合いません」と出ます。書面の数が合わなければ、「集計」の数の確かめに「書面の数が書面表決の数と合いません」と出ます。

議長が読むのは賛成・反対・棄権の3つの数。議事録と回覧にも同じ数を写します

2つの合計が合えば、議長に渡す文は1行で足ります。第5号なら「第5号議案は、賛成15、反対5、棄権・無効1で、可決です。」。書面の3・1・0と、会場の12・4・1を足した数です。

可決に要る賛成は、規約の言い方で変わります。例の会の規約は「出席した会員の過半数」で、21人の過半数の11人です。出し方は、定足数の記事の「議決」の節で確かめてください。

議事録には同じ数を写します。出席の内訳は、本人出席11、委任状6、書面表決は紙2・電子2。そこに議案ごとの賛否を並べます。文の組み立ては議事録の記事にあります。第2・3・5号の賛否は、両方に○と反対の票を見せるため、この記事だけ変えてあります。

回覧で知らせるときも、同じ数を使います。仙台市の結果報告の作成例は、議案ごとに「賛成○○、反対○○、無効○○」と書き、「過半数の賛成をもって可決されました」と結んでいます。宮城野区の『町内会運営お役立ち情報』も、書面表決書を「役員等で集計し、結果をまとめる」としています。

袋井市の報告書には、議長と議事録署名人の署名捺印の欄があります（PDF 6枚目）。集計表を印刷して議事録の束に綴じておけば、後から数を聞かれても紙で答えられます。

集計表のExcelで、第1号から第6号までの数を1枚にする

ここまでの数え方を、Excelの集計表にしました。空のファイルと、この記事の例を入れた記入例の2つです。

自治会_総会の賛否集計表.xlsxExcel 2016 以降と Google スプレッドシートで開けます。シートは「使い方」「総会の設定」「書面と電子の票」「代理人の持ち票」「会場の票」「集計」の6枚です。マクロなし、シートは保護してあります（パスワードなし）。画像は集計のシートです。テンプレートをダウンロード

自治会_総会の賛否集計表_記入例.xlsxこの記事の例と同じ、30人の会の数字を入れたファイルです。第1号は賛成19・反対0・棄権・無効2、第5号は15・5・1で、どちらも可決と出ます。総会の設定で両方に○・無印の扱いを「賛成とみなす」に替えると、第3号が20・0・1に変わります。テンプレートをダウンロード

使い方シートには、段ごとにやることと使うシートが並んでいます。「総会の設定」に会員の数・本人出席・委任状の数・議案名と、両方に○・無印の扱い、電子で届いた票を受けるかを入れます。前日に「書面と電子の票」、当日の受付で「代理人の持ち票」、採決のたびに「会場の票」に書きます。「集計」の数の確かめが空なら、議長が読む文をそのまま渡せます。

可決に要る賛成は、手で入れます。出席とみなす数は、規約に委任状・書面表決書を出した会員を「出席したものとみなす」とある会の数え方です（取手市・新潟市西区の規約例第22条2項）。

今日やることは1つです。規約の書面表決の条文を開き、両方に○・無印の扱いを役員会で決めて、配る書面表決書に1行足してください。

よくある質問

議長も手を挙げて、数に入れてよいですか。 規約の議長の条しだいです。取手市の規約例は、可否同数のときは議長が決めるとし（第20条）、留意点では議長が会員としての表決権のほかに議長としての表決権も使えるとします。集計表に「可否同数（規約に従う）」と出たら、議長の条を開きます。

拍手で決めた議案は、集計表にどう書きますか。 規約の採決の方法に従います。拍手では数が残らず書面の票と足せないので、書面の票を足す総会では挙手で数えることをすすめます。

採決の途中で帰った人がいたら、どうしますか。 決まりを書いた資料は見つかりませんでした。規約と役員会で扱いを決め、議事録に退席の人数と時刻を書きます。本人の手の合計が合わなくなるので、「確かめ」の列に出ます。

出典

• e-Gov 法令検索『地方自治法』（条文）。第260条の18第2項（書面・代理人による表決）、第3項（電磁的方法の表決）、第4項（規約の別段の定め）。
• 袋井市協働まちづくり課 事務連絡『自治会等が開催する総会の開催方法について』2022年1月28日（PDF）。複数人での集計（2枚目）、表決に加える流れ（3枚目）、書面表決書（4・5枚目）、報告書（6枚目）。ページ番号が無いため PDF の枚目で示しています。
• 仙台市『書面表決書（作成例）』（PDF）。注2の両方に○・無印の扱い。
• 仙台市『書面表決の結果について（報告）作成例』（PDF）。賛成・反対・無効の欄と結果の書き方。
• 仙台市宮城野区『町内会運営お役立ち情報』（ページ）。書面表決書を役員等で集計する流れ。
• 取手市『認可地縁団体 規約例と作成上の留意事項』（PDF）。第20条（議決、議長の表決権の留意点）、第22条（書面の表決、出席したものとみなす）。
• 新潟市西区『自治会・町内会ハンドブック ～資料編～』（PDF）。規約例第22条（通知された事項の書面表決、出席したものとみなす。p.4）。
• 総務省自治行政局市町村課 事務連絡『認可地縁団体制度の改正に係る質疑応答について』2021年11月5日（PDF）。電磁的方法の例（問8）。
• 小樽市総連合町会・小樽市『小樽市町内会運営マニュアル』2025年3月（PDF）。委任状の効力、当日の委任状の集計、賛否が分かれたときのあて先の確認（p.7）。
• 一宮市総合政策部市民協働課『町内会 会計事務の手引』2026年4月1日発行（PDF）。任意団体の町内会の運営に法律の決まりが無いこと（p.1）。

この記事はAIが下書きし、運営者が内容を確認して公開しています。制度や手続きは自治体や団体の規約によって異なります。