自治会総会の委任状と書面表決書を1枚に。例文と代理人Q&A

4月25日の通常総会に向けて、議案書の最後に付ける紙を作る番が回ってきました。前任者が残した去年の紙は、委任状だけの1枚。代理人の名前を書く欄があるだけです。班長からは、代理人に誰の名前を書けばいいのか、書かずに出したらどうなるのか、とよく聞かれます。規約を開いても、すぐには答えられません。

自治会総会の委任状は代理人に賛否の表決を任せる紙、書面表決書は本人が議案ごとに賛否を書く紙です。どちらを使えるかと代理人を誰にできるかは、規約で決まります。 取手市と新潟市西区の規約例は第22条で代理人を「他の会員」とし、委任状や書面表決書を出した会員を出席したものとみなします。

以下、配る紙、受け付ける紙、残す紙の順に、よく聞かれる問いに答えます。例は会員30人（個人で数える）の○○自治会で、法人ではありません。去年の議事録の内訳は、本人出席11、委任状6、書面表決書4でした。私たちは自治会の会計の道具を作る会社で、弁護士でも市の担当者でもありません。条文と市の見本は原文から引き、私たちの提案はそうと書きます。

委任状と書面表決書、どちらを配る？ 規約の「欠席する会員」の条文で決まります

法人でない自治会は、規約に従います。一宮市の手引は「任意団体である町内会（法人格を持たない団体）には、運営について法律等で決められたルールはありません」と書いています（p.1）。

市区町村長の認可を受けて法人になった自治会を、認可地縁団体と呼びます。こちらには地方自治法第260条の18がかかります。第2項は「総会に出席しない構成員は、書面で、又は代理人によつて表決をすることができる」。第4項は、規約に別の決まり（別段の定め）があればこの決まりを「適用しない」としています。自分の会が法人かどうかは、認可地縁団体の記事で見当がつきます。

規約例も見ておきます。取手市の規約例は、認可地縁団体を対象にしたものです。新潟市西区のものは「自治会・町内会の規約例」で、法人向けとは書いていません。どちらも第22条に同じ形の条文があります。新潟市西区の文言は、出られない会員は「あらかじめ通知された事項について書面をもって表決し、又は他の会員を代理人として表決を委任することができる」。2項で、その会員を「出席したものとみなす」としています。船橋市の会則例は第14条で「会員の2分の1以上（委任状を含む）の出席」と書き、委任状だけに触れる形です。

規約に委任や書面の条文が見当たらなければ、紙を配る前に役員会で扱いを確かめます。そのうえで、次の総会で規約に足すのが私たちのすすめる順番です。言い方の選び方は規約の記事に書きました。2つの紙の違いは総会資料の記事に並べて比べました。

紙の形は、市が出している見本が手がかりになります。2026年10月15日に3つを開いて確かめました。

どれも市の見本です。紙の形を決めた法律は見当たりませんでした。法人の会でも、第260条の18が言うのは書面か代理人かまでです。自分の規約の言い方に合わせて直します。

1枚にまとめた委任状・書面表決書の文例

3市の見本は、どれも2つの紙を上下に並べるか、お知らせの下に付ける形です。私たちは、それを1枚にまとめた文例を作りました。欠席する人は、Aの委任状かBの書面表決書のどちらかに○を付けます。

欄ごとに、置いた理由を書きます。欠席の旨に総会の名前と日付を入れるのは、去年の紙と混ざらないようにするためです。AかBを選ぶ欄は、委任状に賛否まで書き込まれるのを防ぐために置きました。書き込まれると、代理人の手と本人の意思のどちらを数えるかで迷います。賛否を自分で決めたい人はBを選びます。代理人の欄に班を足したのは、同じ名字の会員がいても受付で取り違えないためです。

袋井市の記載例には「世帯の代表者（議決権を持つ会員）が、記入・押印をしてください」とあります。「提出先は班長等の役員でもOK」とも書いてあり、委任状は「自治会規約等で定められたものを使用してください」。印の欄は3市の見本にあるので、文例にも残しました。ただ、押印を要件にした規定は見ていません。要るかどうかは、規約と役員会で決めます。熊本市東区のように、出席表・委任状・書面表決書の例をWordで配っている市もあります。

紙を配るときは、案内文に1文添えます。あいさつと案内文の記事の文例と同じ「ご都合のつかない方は、委任状か書面表決書を各班の班長へ、4月23日（金）までにお出しください。」です。議題は案内文に漏れなく書きます。規約例は書面表決を「あらかじめ通知された事項について」としているので、案内文に無い議題には賛否を出してもらえません。

代理人は誰に頼む？ 規約例は「他の会員」。当日来る人の名前を書いてもらう

会員の中から、総会の当日に来る人の名前を書いてもらいます。

地方自治法第260条の18第2項は「代理人によつて」とだけ書き、代理人になれる人の条件を書いていません。条件は規約で決まる（第4項）、と私たちは読んでいます。家族（同じ世帯の人）や会員でない人に頼めるかも、規約の言い方しだいです。世帯で1票の会と個人で数える会では、答えが変わりえます。どちらかに決めた一次情報は、この記事では見つけられませんでした。迷ったら役員会で決め、案内文に書いておきます。

困るのは、代理人が当日来なかったときです。委任状の票は、代理人が会場で手を挙げることで入ります（定足数（総会が成り立つのに必要な出席の数）の記事）。代理人が来なければ、その委任状は会場で使えません。だから私たちは、誰に頼むか決まっていない人には書面表決書をすすめています。

例の会で数えます。数える委任状6枚のうち、会員01宛てが3枚、会員05宛てが1枚、代理人の欄が空欄のものが2枚でした。会員01は、自分の1票と合わせて4票を持ちます。空欄を議長に任せる扱いの会なら、議長に2枚が渡ります。1人に何枚集まったかは、受付簿の「この代理人の枚数」の列で見えます。

代理人の欄が空いた委任状は、配る前に扱いを1行書いておく

代理人の欄が空いた委任状を一般にどう扱うか。決めた資料は見つけられませんでした。定足数の記事のよくある質問と同じく、配る前の紙に扱いを1行書いておくことを私たちはすすめます。

文例の1行は、次の2案から1つを選びます。「代理人の記載がないときは、議長に委任します。」か、「代理人の記載がないときは、出し直しをお願いします。」です。どちらにするかは役員会で決めます。

議長に任せる案は、受け付けた紙がそのまま数に入るので数えやすい形です。その代わり、空欄の枚数だけ議長に票が集まります。取手市の規約例第20条は、賛成と反対が同じ数（可否同数）のときは議長が決めるとしています。この2つが重なる場面を、決める前に役員会で話しておきます。

出し直しを頼む案では、締切までに本人へ連絡する手間がかかります。受付簿では、この紙の行に「確かめる（代理人が空欄）」と出ます。

出した人が当日来た、締切の後に届いた。受付簿に1枚1行で書いて前日に分ける

委任状を出した人が当日来たら、どちらを数えるか。同じ人から2枚届いたときも、締切の後に届いたときも、決まりは見つけられませんでした。だから紙に書いておきます。「当日出席されたときは、この用紙は使いません。」が、私たちの文例のその1行です。締切の後に届いた紙を数えるかも役員会で先に決め、案内文と配る紙に書いておきます。

出し方について、袋井市の資料は「提出又は回収のどちらでも構いません」としています。柏市も、書面表決書を締切日までに出してもらい、回収して集計する手順を載せています。

紙は4月15日（木）に配り、4月23日（金）に締め切り、24日（土）に数えます。

例の会では、届いた紙が11枚でした。委任状7枚と書面表決書4枚です。前日の時点では、委任状は7枚のまま数えます。当日、会員08が本人で来たので、その行に「来た」と書くと委任状は6枚に変わります。数えるのは委任状6枚と書面表決書4枚。会員08を含む本人出席11と合わせ、出席とみなす数は21です。何人として数えるか、定足数に届くかは定足数の記事で確かめてください。

この受付をExcelの受付簿にしました。空のファイルと、この記事の例を入れた記入例の2つです。

自治会_委任状・書面表決書と受付簿.xlsxExcel 2016 以降と Google スプレッドシートで開けます。シートは「使い方」「入力」「様式（印刷用）」「受付簿」の4枚です。マクロなし、シートは保護してあります（パスワードなし）。画像は様式（印刷用）のシートです。テンプレートをダウンロード

自治会_委任状・書面表決書と受付簿_記入例.xlsxこの記事の例（届いた紙11枚、会員08は当日出席）を入れたファイルです。脇の表に、数える委任状6、数える書面表決書4、使わない紙1、議長に委任された紙2と出ます。画像は受付簿のシートです。テンプレートをダウンロード

受付簿は、届いた紙だけを受け付けて、数える紙と使わない紙を分ける表です。名簿の全員から定足数と可決を出すのは、定足数の記事にある集計表の役目です。受付簿で分けた結果を、そちらに入れて使います。

メールやLINEで出してもらうなら、法人の会は規約か総会の決議が先

メールやアプリなど、電子の方法で表決することを、法律では電磁的方法と呼びます。法人の会は、規約か総会の決議があれば、書面の表決に代えてこの方法で表決できます（地方自治法第260条の18第3項）。総務省の2021年11月5日の事務連絡は、この決まりが2021年9月1日に施行されたとしています（p.1）。方法の例には、電子メールやWebサイト、アプリを使った表決を挙げています（問8）。

規約で認める場合について、同じ事務連絡は、書面と代理人の規定がすでにあっても、電子の表決を足す変更が要るとしています（問9）。総会の決議で決めるなら、1回の決議で以後続けて使うこともできます（問10）。

第3項が言うのは「書面による表決に代えて」です。委任状、つまり代理人の指名をメールで受けてよいかまで含むのかは、この記事では確かめていません。ここでは、書面表決書をメールやLINEで受ける話に限ります。委任状を電子で受けるかは、規約と役員会で決めてください。

法人でない会は、規約に従います。定めが無ければ、役員会で受けるかどうかを決め、案内文に書いておきます。メールやLINEで受けた分は印刷して、受付簿に1行書きます。紙と同じ箱に残せるからで、これも私たちの提案です。

集めた委任状は何年残す？ 決まりが見当たらないので、細則に年数を書く

委任状と書面表決書を何年残すかは、地方自治法に書いてありません。2026年10月15日に、認可地縁団体の条文（第260条の2〜第260条の49）と施行規則を読みました。紙を備え置く定めも、保存の定めもありません。この記事で開いた市の手引きと規約例にも、年数は見当たりませんでした。

参考になるのは、一般社団法人の法律です。代理権を証明する書面と議決権行使書面を、「社員総会の日から三箇月間」主たる事務所に備え置くと決めています（第50条第5項・第51条第3項）。法人の自治会にも、この2つの条文はかかりません。私たちは、少なくとも総会の後3か月は捨てない目安として借りています。4月25日の総会なら、7月下旬までです。

年数は細則（規約の下に置く細かい決まり）に書きます。西条市の『〇〇自治会文書保存規程（作成例）』は、総会資料と議事録を永久、表に無い書類を3年としています。委任状と書面表決書の行は無いので、私たちは「上記の含まれない書類」の3年に入れて読んでいます。領収書の保存の記事の細則の文例でも、その他の書類は3年です。議事録の出席の数を裏付ける紙として、総会資料と同じ永久の側に入れる読み方もあります。

3年にした場合を数えます。私たちは、年度が終わった翌日から数えています。2027年度の総会（2027年4月25日）の紙なら、2028年4月1日からです。西条市の作成例は、期間を過ぎた文書を「毎年総会終了後廃棄処分する」としています。2027＋3＋1で、捨てられるのは2031年度の総会の後です。

置き場所は、議事録と同じ箱の別の封筒にしています。議事録に書いた出席の内訳を、後から紙で確かめられるからです。綴じ方は議事録の記事に書きました。揉めごとがあった年度や、規約を変えた年度の紙は、年数が来ても捨てずに残すよう、私たちはすすめています。

捨てるときは、仙台市の『町内会の文書を廃棄する際のポイント』が手がかりになります。「個人情報（名前、住所、電話番号、生年月日など）の記載があるもの」と「関係する個人の押印があるもの」を機密文書とします。捨てるときは「シュレッダーにかけるなど、内容がわからないように処理をしてから廃棄してください」としています。委任状には名前と住所と印があるので、私たちはこれに当たると読んでいます。

様式と受付簿のテンプレートで、次の総会の紙を1枚作る

入力のシートに自治会名・総会の日・締切・出し先・6つの議案を入れると、様式の文が埋まります。B10で代理人の欄が空欄のときの扱い、B11で締切の後に届いた紙の扱いを選ぶと、様式の1行が替わります。

様式は日付だけを出し、曜日は出しません。文例のように曜日を入れたいときは、印刷した紙に手で書き足します。

受付簿の列は、No / 届いた日 / 班 / 名前 / 紙の種類 / 代理人の名前 / 代理人の扱い / 締切 / この代理人の枚数 / 当日の出席 / 数える紙 / 封筒の番号 / 備考 の13です。

右の脇の表には、届いた紙 / 数える委任状 / 数える書面表決書 / 使わない紙 / 確かめる紙 / 議長に委任された紙 / 捨てられる年度 が並びます。入力のシートで保存の年数を3にすると、捨てられる年度に2031と出ます。

今日やることは1つです。規約の「欠席する会員」の条文を開き、入力のシートで空欄の扱いと締切を選んで、様式を1枚印刷してください。班長に聞かれたら、その紙の1行を指して答えられます。

よくある質問

家族に代わりに出てもらうときも、委任状は要りますか。 規約の言い方で決まります。取手市と新潟市西区の規約例は、代理人を「他の会員」としています（第22条）。世帯で1票の会で家族を会員と数えるかも、規約しだいです。迷ったら委任状を出してもらい、受付簿に1行書いておくことを私たちはすすめます。

委任状に印鑑は要りますか。 船橋市・新潟市西区・袋井市の見本には、どれも印の欄があります。押印を要件にした規定は見ていないので、要るかは規約と役員会で決め、配る紙に書いておきます。

一度出した委任状を取り消せますか。 私たちのやり方では、総会の前に出し先へ申し出てもらい、受付簿の備考に書きます。本人が当日来た場合は、文例の「当日出席されたときは、この用紙は使いません。」の1行で扱えます。

委任状に賛成・反対を書いてもらってもいいですか。 賛否を本人が決めたいなら、書面表決書（B）に○を付けてもらいます。私たちの文例は、AとBのどちらかに○を付ける形にして、委任状に賛否を混ぜません。

委任状は何日前までに出してもらえばいいですか。 締切は規約か役員会で決めます。私たちの目安は総会の2日前で、4月25日（日）の総会なら4月23日（金）です。法人の会は、総会の日より少なくとも5日前に議題を示して通知します（地方自治法第260条の15）。

出典

• 地方自治法（e-Gov法令検索）。第260条の15、第260条の18。第260条の2〜第260条の49を通読（第260条の2第15項の準用は一般社団法人法の第4条・第78条）。
• 地方自治法施行規則（e-Gov法令検索）。第22条の2。
• 総務省 事務連絡『認可地縁団体制度の改正に係る質疑応答について』令和3年11月5日（PDF）。p.1、問8〜問10。
• 取手市『認可地縁団体 規約例と作成上の留意事項』（PDF）。第20条・第22条。
• 新潟市西区『自治会・町内会ハンドブック ～資料編～』（PDF）。12ページ、規約例第22条。
• 船橋市『町会・自治会設立案内パンフレット』（PDF）。21ページ 会則例第14条、27ページ。
• 袋井市 事務連絡『自治会等が開催する総会の開催方法について』令和4年1月28日（PDF）。
• 一般社団法人及び一般財団法人に関する法律（e-Gov法令検索）。第50条・第51条。認可地縁団体に準用されるのは第4条・第78条だけで、第50条・第51条は自治会には適用されません。
• 西条市『〇〇自治会文書保存規程（作成例）』（PDF）。
• 仙台市『町内会の文書を廃棄する際のポイント』（PDF）。
• 柏市『町会等における総会の開催』（ページ）。
• 一宮市『町内会 会計事務の手引』（PDF）。p.1。
• 熊本市『町内自治会ハンドブック 東区版』（ページ）。

この記事はAIが下書きし、運営者が内容を確認して公開しています。制度や手続きは自治体や団体の規約によって異なります。