自治会総会の進め方と司会の段取り。47分の進行表つき

1月の役員会で、4月25日（日）13時30分からの通常総会の司会を頼まれました。手元にあるのは去年の次第が1枚。「開会のことば」「会長あいさつ」「議長選出」と場面の名前は並んでいますが、時刻は1つも書いていません。集会所を借りているのは12時30分から15時まで。あいさつの原稿は用意できても、何時に会場へ入り、受付を誰に頼み、質問が長引いたら何をするのかが決まっていません。

自治会の総会の司会は、受付から出席の数を受け取って開会を告げ、議長に議事を渡し、議事が終わったら閉会を告げる役です。会員30人・6議案の会なら、開会から閉会まで47分ほど。議事の間の司会は時計を見て、押したら議長に知らせます。係と時間割は前の週に1枚にまとめておきます。

私たちは、自治会の会計のクラウドを作っている会社の編集部です。場面の順番と誰が言うかは市の手引きから取り、時刻と分は私たちの目安として書きました。例の会は会員30人で、出席11人・委任状6枚・書面表決書4枚です。委任状は出られない人が代理人に任せる紙、書面表決書は出られない人が賛否を書いて出す紙です。この会は、あいさつの原稿の記事と同じ会です。

司会が話すのは開会と閉会の前後だけ。議事は議長が進め、成立を誰が言うかは資料で分かれます

神戸市の『自治会活動ハンドブック』は、総会の進行例に話す人を書いています。開会のことば・議長選出・閉会のあいさつが司会者です。議事については、13ページに「議長は中立・公正な立場で議事を進行します」とあります。

司会を誰が務めるかは、小樽市総連合町会と小樽市の『町内会運営マニュアル』7ページに「司会者は、役員の中の一人（例えば副会長）が行うのが一般的です」とあります。

4つの市の資料を、場面ごとに並べました。川崎市の資料は町内会を新しく作るときの手引きですが、議案の例には通常の総会のものも並んでいます。

成立を言う人だけ、資料で分かれます。神戸市・小樽市・川崎市は議長、稲沢市の議事録の参考例は司会者です。閉会も、川崎市の同じ資料にある議事録例では議長が宣言しています。どちらでもよく、去年の議事録で誰が言ったかに合わせるのが私たちのすすめです。

表に無い仕事が、議事の間に2つあります。時計を見ることと、受付でまとめた数を受け取って議長に渡すことです。どちらも手引きには書いておらず、私たちの提案です。原稿はあいさつの記事に任せ、この記事では何時に誰が動くかを扱います。

前の週に15分だけ集まり、係と時間割を決める

総会の2か月前からの準備は、総会資料の記事に書きました。ここで扱うのは前の週です。私たちの目安では、役員が15分ほど集まり、係と時間割を決めます。

係は8つです。司会、受付（2人）、数をまとめる、記録、マイク、時刻を見る、会場と片付け、議長。数をまとめる係は受付と、時刻を見る係は司会と兼ねてよいので、兼ねれば司会・受付2人・記録・マイクの5人で埋まります。会場と片付けは役員全員です。

議長だけは、当日の総会で選びます。立候補が期待できないときについて、小樽市のマニュアル7ページはこう書いています。「あらかじめ候補者の案を事務局で決めて、本人に伝えておく方法も考えられます」。前の週に1人へ声をかけておけば、「議長と議事録署名人を選ぶ」の3分で止まりません。

時間割は、去年の次第の場面を上から写し、場面ごとに話す人と予定の分を入れて作ります。これを進行表のExcelにしました。予定の分を入れると、始まる時刻と終わる時刻が式で出ます。「区分」で「総会」を選んだ行の分は、脇の「総会の分（開会から閉会まで）」に足されます。「用意する物」の列に名簿・受付簿・議事次第などを場面ごとに書けば、当日の持ち物の一覧になります。

自治会_総会の進行表.xlsx本番用の空のファイルです。場面・話す人・区分と、8つの係だけ入れてあります。「使い方」のシートに、手順ごとにどこに入れるかを書きました。マクロはなく、シートは保護してあります（パスワードなし）。テンプレートをダウンロード

自治会_総会の進行表_記入例.xlsxこの記事の例（2027年4月25日、会場は12時30分〜15時、16の場面）を入れたファイルです。画像は「進行表」のシートです。脇の小表は写っていません。テンプレートをダウンロード

記入例の総会の分は47分。会場に入ってから片付けの終わりまでは137分です。脇の小表には、終わりの予定14時47分と、返す時刻までの余り13分が出ます。

係の割り振りのシートには、8つの係それぞれについて、人数の目安・すること・いつからかが入っています。名前を入れると、同じ人が2つの係に入ったときに「確かめ」の列で知らせます。記入例では議長の行だけ名前が空いていて、「名前が無い」と出ます。

進行表に原稿の全文は入れません。「きっかけの一言」の列に、「受付の数を受け取ってから」のように15字前後で書きます。

当日は開会の1時間前に会場へ。受付は30分前に開け、代理人が来ているかを照らす

会場の準備は、神戸市のハンドブック13ページが「会員席、役員席、議長席、受付、資料、筆記用具、議事次第などを準備します」としています。受付については「会員名簿をもとに出席者を確認し、定足数に達しているかを確認します」。定足数とは、総会を開くのに必要な出席の数のことです。

何時に始めるかを書いた市の手引きは、確かめた範囲に見つかりませんでした。私たちの目安は、会場に入るのが開会の1時間前、受付を開けるのが30分前です。例の会では12時30分に入って机といすを並べ、13時00分に受付を開けます。

受付で気をつけたいのは委任状です。小樽市のマニュアル7ページは、出席者が預かってきた委任状を「前日までに提出された委任状に追加して集計しましょう」としています。続けて「委任された人が欠席の場合、その委任状は効力を持たないため、だれがだれに委任しているのかを把握した上で、出欠を確認することが重要となります」。

だから受付の2人は、名簿で本人の出席を確かめながら、委任状の代理人が来ているかを照らします。前日に受付簿で紙を分けておく手順は、委任状の記事にあります。

開会の5分前、13時25分ごろには、数をまとめる係が本人出席・委任状・書面表決書の数を出し、司会と議長に渡します。議長に渡るのは13時35分です。議長のあいさつから議事の終わりまでが40分で、14時15分に司会へ戻ります。新しい会長のあいさつの後、14時16分に閉会のことばです。

開会から閉会までは47分です。あいさつの記事では、読み上げを秒で足して「46分ほど」としました。ここでは場面ごとに分へ切り上げたので、1分多くなります。

定刻になったら、数を受け取ってから開会を告げる

小樽市のマニュアル7ページは「定刻になって出席者数が定足数に達した場合は、ただちに開会を宣言します」としています。川崎市の資料にも同じ趣旨があります。

13時30分、司会の手元には、13時25分ごろに受け取った数があります。本人出席11・委任状6・書面表決書4、合わせて21です。規約の定足数に届いているかは、定足数の記事の数え方で確かめてください。

会長のあいさつの後は、議長選びです。小樽市のマニュアル7ページは「自薦と他薦があり、いずれの場合も出席者の同意を得ることが必要です」としています。議長が席に着いたら進行を渡し、司会は時計を見る役に回ります。

1つの議案は「説明・質問・採決・数の読み上げ」の4段で進む

議案を進めるのは議長です。神戸市のハンドブック14ページは「議案についてそれぞれ報告し、質疑応答を経て承認決議を求めます」としています。小樽市のマニュアル8ページも「それぞれの議案ごとに、内容について説明・報告し、質疑応答を経て議決を求めます」。

質問の受け方は、小樽市のマニュアル9ページの「（参考）会議における発言のルール」が下敷きになります。「議長に発言許可権があり、議長の指名に従って発言する」「会員は、同一議題についての発言は10分を超えないようにする」。さらに「発言は、検討中の議題の内容に関するものに限られる」「いかなる状況においても、特定の人物に対する攻撃をしてはいけない」とあります。手を挙げた人には、班と名前を言ってから話してもらいます。

採決では、賛成の人と反対の人に順に手を挙げてもらい、数えます。議長は数を読み上げて可決か否決かを告げ、記録係が書いたのを確かめてから次の議案に移ります。拍手や「異議なし」の声では数が残らないので、私たちは挙手で数えることをすすめます。規約に採決の方法が書いてあれば、そちらが先です。記録係が取る数は、議事録の記事にまとめました。

この間、司会は進行表の「終わる時刻」を見ています。予定の終わる時刻の3分前に、議長へ紙か手で合図することを私たちはすすめます。例の会では、第2号議案の収支決算が13時41分に始まり、13時49分に終わる予定です。

司会が困る7つの場面。その場で決めず、前の週の取り決めに戻す

定刻に数が届いていなければ、開会を待ち、受付と一緒に数え直します。開会の条件は小樽市のマニュアル7ページの「定足数に達した場合」で、届かなければ定足数の記事の扱いです。締切は配った紙のとおりなので、前日の数え方を前の週に決めておきます。

委任状の代理人が来ていないときは、受付で代理人の出欠を照らし、使えない枚数を議長に伝えます。小樽市のマニュアルでは、その委任状は効力を持ちません。代理人が当日来る人かは、前の週に受付簿で確かめておきます。手順は委任状の記事に書きました。

開会の後に来た人の扱いを書いた資料は、見つけられませんでした。受付簿に足して、次の採決の前に議長へ伝えます。数え直すかどうかは、役員会で先に決めておきます。

発言が長いときや議題から外れたときは、議長が議題に戻し、司会は残りの時刻を議長に伝えます。マニュアル9ページの「10分を超えない」を、前の週に1人の目安と決めておくと、議長が切り出しやすくなります。

その場で答えられない質問は持ち帰ると伝え、答えは結果を知らせる回覧に添えます。私たちは、誰が答えを書くかも前の週に決めておくことをすすめます。

議案に無い提案が出たら、議長に任せます。小樽市のマニュアル8ページは、財産の処分のような重要なことは、意見を聴くだけにとどめる方がよい場合もある、としています。規約に扱いが書いてあるかは、前の週に確かめておきます。

時間が押したら、「短くできる」に「はい」を付けた場面を議長に伝えます。くわしくは次の節です。

時間が押したら、削るのはあいさつと説明の読み上げ。採決は削りません

例の会で、第2号議案の収支決算の質問が延びたとします。予定では、第3号議案の監査報告が13時49分に始まるところでした。実際に始まったのは13時59分。10分の押しです。

進行表の「実際の開始」の列には、場面が始まった時刻を書きます。記入例では、第2号に13時41分、第3号に13時59分を入れています。すると「ずれ（分）」に0と10が出て、脇の「終わりの見込み」は14時57分になります。閉会のことばが終わるのは14時27分、片付けの終わりが14時57分。「見込みの余り」には「返す時刻まで3分あります」と出ます。

さらに第5号議案の収支予算で5分押すと、片付けの終わりは15時02分です。15時の返却を2分超えます。この5分はこの記事だけの例で、記入例には入れていません。

取り戻すのは、あいさつと説明の読み上げです。記入例で「短くできる」に「はい」を付けた場面は5つあります。会長あいさつ、議長のあいさつと成立の報告、第1号議案の事業報告、第4号議案の事業計画、新しい会長のあいさつです。予定の分は合わせて14分で、脇の「短くできる場面の分」に出ます。

議案書に書いてあることは、「お手元の議案書のとおりです」と言えば読み上げを縮められる、と私たちは考えています。14分のうち、第1号と第4号には質問と採決の時間も入っています。縮めるのは説明の部分だけ。議長のあいさつと成立の報告でも、縮めるのはあいさつの方で、出席の数は読み上げます。2分を取り戻せば、15時に間に合います。

削らないのは、質問を受ける時間と採決、賛否の数の読み上げです。川崎市の資料の議事録例は、「賛成○○人、反対○○人のため可決（又は否決）された」と数を書いています。

閉会の後30分でやるのは、紙の束を書記に渡すことと、実際の時刻を残すこと

閉会の後について、小樽市のマニュアル8ページは【閉会後に行うこと】を挙げています。「書記などが速やかに議事録を作成し、議長と議事録署名人がその内容を確認して署名押印します。総会の結果については、広報誌や回覧板などを通じ、すべての会員にお知らせします」。

司会がその場ですることは2つです。1つ目は、委任状・書面表決書・受付簿の束を書記に渡すこと。議事録の出席の内訳は、この束から確かめます。

2つ目は、進行表に書いた「実際の開始」を消さずに残すことです。どの議案で何分押したかが、来年の進行表の下敷きになります。小樽市のマニュアル4ページも「会場の設営状況など詳細まで写真に残しておく」ことを挙げています。片付けの前に、机といすの並びを1枚撮っておきます。

今日やることは1つです。進行表のExcelに総会の日と、会場に入る時刻・返す時刻を入れます。去年の次第の場面を上から写し、次の役員会に1枚出してください。

よくある質問

司会と議長は同じ人が務めてもよいですか。 規約で議長の選び方を確かめます。新潟市西区の資料編4ページの規約例第18条は、議長を「出席した会員の中から選出する」としています。兼ねてよいかを書いた市の資料は、確かめた範囲にありませんでした。兼ねる年は、議長の場面の言葉も司会が言うので、進行表の「話す人・係」を書き換えます。

総会は何分くらいかかりますか。 市の手引きに時間の目安は見つかりませんでした。私たちの例（会員30人・6議案）では、開会から閉会まで47分で、1時間を取っておきます。準備と片付けを入れると、会場は12時30分から15時までの2時間30分です。

質問が1つも出ないときは、どうすればよいですか。 議長が「ご質問やご意見はありますか」と一度聞き、無ければ採決に進みます。待つ長さの決まりは見当たりません。私たちは10秒ほど待つことをすすめます。

その場で答えられない質問が出たら、どうしますか。 持ち帰ると伝え、答えを回覧で知らせるのが私たちの提案です。小樽市のマニュアルは、総会の結果を広報誌や回覧板などですべての会員に知らせるとしています。その回覧に答えを添えられます。

出典

• 神戸市『自治会活動ハンドブック』Ⅱ 自治会の運営
• 小樽市総連合町会・小樽市『小樽市町内会運営マニュアル』（2025年3月）
• 川崎市『町内会・自治会の設立に向けて』
• 稲沢市『○○○○区自治会総会議事録《参考例：代表者変更等の場合》』
• 新潟市西区『自治会・町内会ハンドブック ～資料編～』
• 地方自治法（e-Gov法令検索）。第260条の18第3項

この記事はAIが下書きし、運営者が内容を確認して公開しています。制度や手続きは自治体や団体の規約によって異なります。