自治会の総会議事録の書き方。9つの項目と議案ごとの1文

総会が終わった夜、書記の机には走り書きのメモと議案書、委任状と書面表決書の束が残ります。前任者の残した去年の議事録はA4が1枚。「全議案承認」とだけ書いてあります。署名人の2人に回すよう議長に頼まれたのに、その2人が誰だったかがメモに無い。

議事録は、9つの項目を上から埋めれば形になります。議案ごとに「誰が説明し、何対何で決まったか」を1文で書き、議長と議事録署名人2人の署名をもらえば仕上がりです。当日のメモは、発言より数を取ります。総会の前の準備（議案書・委任状・日程）は、総会資料の記事にまとめました。

下の流れの時期は、確かめた手引きのどれにも決まりがありません。3日以内に清書し、総会から1週間で署名まで、というのは私たちの目安です。

総会の議事録に書くのは9つの項目。市の見本6つから取り出しました

議事録の見本を、ホームページに載せている市があります。笠間市・山口市・稲沢市・取手市・高島市・沼津市の6つを並べると、入っている項目は次の9つに収まりました。

6つすべてにあるのは、日時・場所・会員数・出席者数・議長と署名人・議案・経過と結果・署名の8つ。総会の種類は山口市・高島市・沼津市の3つの見本にあり、笠間市・稲沢市・取手市には欄がありません。山口市の「議事録作成のポイント」は、1つ目に「総会の名称」を挙げています。欄が無いのはその見本の作りの話で、書かなくてよいという意味には取りません。

取手市の規約例第23条も、議事録に書くことを、この9項目に近い形で挙げています。

6つの見本はどれも、法人（認可地縁団体）の認可申請や代表者変更の届出に使うものです。一宮市の手引は、法人でない町内会には運営について法律等で決められたルールはないとしています。法人でなければ、議事録の形は規約に従います。規約に議事録の条文が無ければ、この9項目で書けば足りると私たちは考えています。

自分の自治会が法人かどうか分からなければ、市の自治会担当の窓口で確かめられます。

前日までに、議案書から議事録の枠を写しておく

9項目のうち、総会の種類・場所・会員数・議案の4つは、総会の前に決まっています。議案書の表紙と次第から写せば、当日に書くのは残りの数と名前だけです。

会員数は、規約で決めた数え方で書きます。山口市の「議事録作成のポイント」は「会員数は、提出した会員名簿によるものであること」としています。名簿の人数と議事録の会員数がずれないよう、前日に名簿から数えておきます。

法人の自治会は、会員を個人で数えます。地方自治法は、区域に住所のある「すべての個人」が構成員になれるとし（第260条の2第2項第3号）、各構成員の表決権は平等としています（第260条の18第1項）。稲沢市の見本の吹き出しも「会員数＝加入者（個人）です（世帯数ではありません）」です。

テンプレートでは、「基本情報」に自治会名・年度・場所・会員数を入れ、「議案と採決」の議案名の列に議案を入れます。そのうえで「基本情報」と「議案と採決」を1部ずつ印刷し、当日持っていきます。当日は、出席の数、議長と署名人の名前、終了時刻を「基本情報」に、賛否を「議案と採決」に書きます。「議案と採決」の紙に出るのは「結果」の列までで、「議事録に載る文」の列は出ません。

当日、書記が司会や質疑の受け答えも兼ねるなら、数を書く係を別に1人頼むと取り漏れが減ります。これは私たちの提案です。

当日のメモは「発言」より「数」。出席の内訳と、議案ごとの賛否を取る

見本の議事録を読むと、あとから埋められないのは発言より数です。高島市の見本には「本人出席と委任状出席の合計が、『出席した会員数』と同じになっているかご確認ください」という吹き出しがあります。

数を突き合わせる例を、会員30名の自治会で見てみます。本人出席11、委任状6、書面表決書4なら、出席とみなす数は21名。定足数を2分の1以上とする規約なら15名で、総会は成立します。

第1号議案の事業報告が、賛成19・反対0・棄権2だったとします。合計は21で、出席とみなす数と一致します。出席者の過半数で決める規約なら、必要な賛成は11名なので可決です。

もし合計が20だったら、どこかで1人分が抜けています。書面表決書の数え落としか、途中で帰った人がいたか。閉会の前に、当日の紙で確かめておきます。

定足数や過半数の割合は、法律ではなく規約で決まります。取手市の規約例の留意点も「総会の定足数については、地方自治法において特に定められていません」としています。

テンプレートの「議案と採決」で議決の要件を選び、賛成・反対・棄権・無効を入れると、「合計」「数の確認」「必要な賛成数」「結果」が式で出ます。合計がずれていれば、「数の確認」の列に「合計が出席とみなす数（21名）と違います」と出ます。この突き合わせの列は、市の見本には無く、私たちが足したものです。

議事の経過は、1つの議案を1つの段落で書きます

市の見本の書き方は2通りあります。笠間市と稲沢市は、発言した人の役職名を立てて発言の順に書く形です。山口市と取手市は、1つの議案を1つの文にまとめています。

山口市の文例は「議長は、〇〇〇〇に原案を説明させ、これを議場に諮ったところ満場一致をもって原案どおり可決、決定した」。「協議の結果、賛成多数で議案の通り可決した」というのが取手市の記載例です。書記が初めてなら、まとめる形のほうが書きやすいと思っています。

この記事の型は次の1文です。

「第○号議案『…』は、（説明した人）が説明し、（質疑の有無）、賛成○名、反対○名で可決した。」

見本には「満場一致」「賛成多数」とだけ書く例もあります。**私たちは、賛成と反対の数まで書くことをおすすめします。**あとで「何人が賛成したのか」と聞かれても、議事録を開けば答えられるからです。

第1号議案なら「第1号議案『2026年度 事業報告について』は、会長が説明し、質疑はなく、賛成19名、反対0名、棄権・無効2名で可決した。」となります。テンプレートの「議事録に載る文」の列は、この文を数から組み立てます。質疑の要旨を入れた議案は、「質疑では〇〇。採決の結果、…」と文を分けます。

役員の選任は、役職と氏名を並べて書きます。山口市の見本は、そのあとに「なお、指名された者は直ちに就任を承諾した」と添えています。質疑は、誰が何を聞き、誰がどう答えたかを要旨で1〜2行にすれば足ります。

「別紙議案書のとおり可決」と短く書くなら、議案書を綴じて一緒に残します。高島市の見本は、省略した書き方のときは「必ず別紙の『議案書』についても添付」するよう求め、「その他の議案についても省略せず記載してください」としています。

賛成と反対が同じ数になったときは、規約に従います。取手市の規約例では、第20条に「可否同数のときは、議長の決するところによる」とあります。テンプレートは、この場合に「可否同数（規約に従う）」と出します。

決算の承認の議案で読み上げる収支報告書の作り方は、収支報告書の記事で説明しました。

法人になっている自治会は、議事録が市へ出す書類になります

法人の自治会には、議事録を市に出す場面が3つあります。地方自治法施行規則は、認可の申請に「認可を申請することについて総会で議決したことを証する書類」を添えるとしています（第18条）。代表者などが替わった届出には「告示された事項に変更があつた旨を証する書類」が要ります（第20条）。規約を変える申請なら「当該規約変更を総会で議決したことを証する書類」です（第22条）。

施行規則そのものは「議事録」という言葉を使っていません。その書類を議事録としているのは、市の手引きです。取手市の規約例の留意点には「議事録は、認可申請、告示事項変更届、規約変更認可申請等に必要となります」とあります。八王子市も、代表者変更の書類に議事録を挙げています。

代表者が替わった総会では、新しい代表者の氏名と日付まで書きます。「代表者を、〇〇年〇〇月〇〇日より取手太郎とする」というのが取手市の記載例です。高島市の見本にも「新しい代表者が分かるよう記載してください」とあります。届出の手続きそのものは、引き継ぎ書の記事の会長が替わる年の節にまとめました。

賛否の数え方も個人単位です。総務省の2025年3月28日の事務連絡は、「代表者や監事の選任も、世帯単位で表決権を平等とすることは適当とは考えられません」としています。

規約を変える議案は、要る賛成の数が大きく違います。地方自治法第260条の3第1項は、規約の変更を「総構成員の四分の三以上の同意があるときに限り」としています（規約に別段の定めがあれば別）。会員30名なら、30×3/4＝22.5で23名です。

先ほどの例では、出席とみなす数が21名でした。総会で賛成を数えて決めるなら、21名全員が賛成しても23名に届きません。テンプレートの「議決の要件」で「総会員の4分の3以上」を選ぶと、「必要な賛成数」に23と出ます。

法人でない自治会の議事録について、法律で決まった様式は確かめた資料に見当たりませんでした。それでも9項目で書いておけば、いつか法人になるときに同じ形で出せます。これも私たちの考えです。

署名は議長と議事録署名人2人から。2枚以上ならつなぎ目にも

署名人の人数は規約で決まります。笠間市の見本は「議事録署名人の人数は、当該自治会の規約によります」。高島市は「必ず団体規約で定められた人数分署名・押印をしてもらってください」としています。取手市と新潟市西区の規約例は、どちらも2人以上です。

稲沢市の見本には、署名人について「できるだけ、新役員などは避けること」という吹き出しがあります。理由は書かれていません。

署名の前に置く文は、高島市の見本の「上記のとおり総会の議事録を作成し、議長及び議事録署名人は、次に署名押印する」が使えます。テンプレートの「議事録」の文も、この文言をもとにしています。

山口市の「議事録作成のポイント」は、署名について3つ書いています。本人が手書きしない場合は記名押印すること。複数枚になるときは「製本するか又はホッチキスでとめるなどして、ページの間に議長及び議事録署名人の署名をすること」。市に出すのは原本で、議長などの原本証明でもよいこと。記載例は「これは議事録の原本と相違ない」です。

押印を省いてよいかは、確かめた資料に書いてありませんでした。規約と、届け出る市の求めに従ってください。

署名人に渡す前に確かめるのは3つです。出席の内訳の合計が、出席者数と同じか。議案ごとの賛否の合計が、出席とみなす数と同じか。2枚以上なら、ホッチキスで留めてあるか。テンプレートなら、「数の確認」の列がすべて「一致」になっているかを見れば、前の2つは済みます。

「議事録」のシートは、式で文が入る印刷用の1枚です。C列の文は、Excelでは行の高さが自動で広がらないことがあるので、文字が切れていたら行の高さを広げてから印刷してください。

原本は議案書と一緒に綴じて残し、結果は回覧で知らせる

新潟市西区の資料編は、総会の準備例の最後に、議事録を作り、議事録署名人の署名・押印を受け、議案資料と共に保管する流れを置いています。茅ヶ崎市のページも「総会終了後に、自治会会則などに従って議事録（会議録）を作成し、回覧などで結果を会員にお知らせすることが大切です」としています。

どこに置くかは、取手市の規約例第39条が参考になります。主たる事務所に、規約や会員名簿と並べて「総会及び役員会の議事録」を備えるとしています。

何年残すかは、法律の定めではありません。西条市のサイトにある『〇〇自治会文書保存規程（作成例）』では、総会資料・議事録が永久、役員会議事録が10年、会計帳簿・付属書類が5年です。これは作成例なので、自分の自治会の規約や保存の決まりに合わせて決めます。

役員会の議事録も、同じ考え方で短く作ります。八王子市町会自治会連合会のハンドブックは、役員会について「開催日時や場所、出席者、議事の経過・議決事項などを記載した議事録を作成・保存」としています。総会の議事録の条文は、取手市の規約例第28条でも役員会に準用されています。

議事録は、総会のあとにも使います。口座の名義を変えるとき、金融機関によっては議事録を求められます（会計引き継ぎの記事で口座を扱った節）。次の人へは、引き継ぎ書の「書類・物品」の表に「総会資料・議事録」の行を作って渡します（引き継ぎ書の記事）。

ここまでの手順を、Excelのテンプレートにまとめました。見本の画像は、「議事録」のシートに会員30名の例の数を入れた状態です。配るファイルは空欄です。

自治会_総会議事録テンプレート.xlsxExcel 2016 以降、および Google スプレッドシートで開けます。シートは「使い方」「基本情報」「議案と採決」「議事録」「役員会議事録」「保存の一覧」の6枚です。テンプレートをダウンロード

「役員会議事録」は、手書きでも使える1枚です。日時・場所・出席者・話し合ったこと・決まったことの行は、八王子市のハンドブックが挙げる項目です。欠席者・議題・次回までにやること・次回の日時・記録した人の行は、私たちが足しました。

「保存の一覧」の見出しは No / 年度 / 会議 / 開催日 / 署名がそろった日 / 原本の保管場所 / 回覧・配布した日 / 保存期間 / 備考 です。開催日があって署名がそろった日が空いている行は、色が付きます。署名待ちの議事録が、ひと目で分かります。

総会の議事録で読み上げられる数字のうち、いちばん手間がかかるのは決算です。「自治会総合支援サービス」を作ったのも、出納帳から総会で読み上げる数字までを1つながりにしたかったからです。今日やることを1つ選ぶなら、テンプレートの「基本情報」に会員数を、「議案と採決」に議案名を入れ、2つのシートを1部ずつ印刷しておいてください。

よくある質問

議事録は誰が書くのですか。 八王子市町会自治会連合会のハンドブックは、書記の役目を「会議の記録やその他事務」としています。書く人を決めた法律は見当たらないので、規約と役員会の分担に従ってください。当日は記録係を1人決めておくと、数の取り漏れが減ります（私たちの提案です）。

議事録署名人は何人必要ですか。 規約で決まります。笠間市の見本は「議事録署名人の人数は、当該自治会の規約によります」としています。取手市と新潟市西区の規約例は2人以上です。稲沢市の見本は、できるだけ新役員を避けるよう書いています。

議事録はいつまで保存すればよいですか。 法律で決まった年数は、確かめた資料には見当たりませんでした。西条市のサイトにある文書保存規程の作成例では、総会資料・議事録は永久、役員会議事録は10年です。規約か保存の決まりを作り、それに従ってください。

「満場一致で可決」と書くだけでは足りませんか。 市の見本にも「満場一致」「賛成多数」の書き方があります。私たちは、あとで確かめられるよう賛成と反対の数まで書くことをおすすめします。法人の自治会で代表者を替える総会では、会員数を個人で数えた数字を書きます（高島市の見本）。

法人でない自治会でも議事録は必要ですか。 一宮市の手引は、法人でない町内会には運営について法律等で決められたルールはないとしています。議事録の扱いは規約に従います。規約に無くても、口座の名義変更などで議事録を求められることがあるので、私たちは作っておくことをおすすめします。

出典

• 笠間市『議事録の参考例』（PDF）
• 山口市『議事録（参考）』『議事録作成のポイント』24〜26ページ（PDF）
• 稲沢市『○○○○区自治会総会議事録《参考例：代表者変更等の場合》』（PDF）
• 取手市『〇〇年度○○○町内会総会議事録 記載例（代表者や告示事項の変更の場合）』（PDF）
• 取手市『認可地縁団体 規約例と作成上の留意事項』（PDF）
• 高島市『□□□自治会総会議事録（例）』（PDF）
• 沼津市『○○自治会○○総会議事録』（PDF）
• 地方自治法（e-Gov法令検索）
• 地方自治法施行規則（e-Gov法令検索）
• 総務省自治行政局市町村課 事務連絡『認可地縁団体における総会の議決手続に係る質疑応答等について』2025年3月28日（PDF）
• 西条市『〇〇自治会文書保存規程（作成例）』（PDF）
• 新潟市西区『自治会・町内会ハンドブック ～資料編～』（PDF）
• 茅ヶ崎市『自治会会議運営サンプル集 委任状・書面表決書・議事録』（ページ）
• 八王子市町会自治会連合会『町会・自治会運営ハンドブック』（PDF）
• 八王子市『認可地縁団体の代表者・規約変更等の届出について』（ページ）
• 一宮市『町内会 会計事務の手引』（PDF）

この記事はAIが下書きし、運営者が内容を確認して公開しています。制度や手続きは自治体や団体の規約によって異なります。