自治会の行事予定表テンプレート。第3日曜が日付になるExcel

4月の総会で、今年度の事業計画が通った。翌週、会員に配る行事予定表を作る役が書記に回ってくる。手元にあるのは、前任者がWordで作った去年の1枚。「5月17日（日）清掃」とあるので、日付をそのまま写そうとして手が止まる。2027年の5月17日は、月曜日だった。

自治会の行事予定表は、月・日と曜日・行事名・時刻と場所を1行に書き、総会で事業計画が通った後に配る形を私たちはおすすめします。日付は「5月の第3日曜」のように決め方で残すと、年度が替わっても曜日が1つずれる失敗を防げます。形は、静岡市の引継ぎガイドにある見本のように、4〜9月と10〜3月を左右に並べた1枚が見比べやすいと私たちは考えています。

先にお断りします。私たちは自治会の会計の道具を作る会社で、市の担当者ではありません。この記事のExcelは私たちが作ったもので、静岡市・燕市・三木市の見本と、内閣府の祝日の一覧に当てて組みました。役員の手元に置く1年の段取りは引き継ぎ書の記事に書いたので、ここでは会員に配る1枚に絞ります。

行事予定表に何を書く？ 市の見本は「月」と「行事」。配る1枚には日と曜日、時刻と場所を足す

市が出している見本3つで、載せている欄を確かめました。

三木市の資料は、自治会が市に出す防災の活動計画書の記載例です。会員に配る予定表の見本ではありませんが、1年の行事を月ごとに並べる形は同じなので加えました。

3つとも欄は「月」と「行事」が中心で、日付まで書いた見本はありません。時刻・場所・雨天のときの欄も、どれにもありません。

そこで私たちは、会員に配る1枚には日と曜日、時刻、場所と雨天のときを足すよう提案しています。これは私たちの考えで、市の見本にある欄ではありません。予定表を受け取った人が知りたいのは、何日の何時にどこへ行けばよいか。それに答える欄です。

月ごとのマス目のカレンダーにする形もあります。私たちが1年を1枚に並べる形を選んだのは、総会で通った事業計画と同じ並びで見比べられるからです。

燕市の年間事業計画例には「役員会」も並んでいます。会員に配る1枚では、会員が来る行事だけに絞ってかまいません。事業計画と配る予定表は、別の紙でよいと考えています。

去年の表を写すと、曜日が1つずれます。行事の日は「第3日曜」のように決め方で残す

2026年度の清掃が、5月17日（日）だったとします。5月の第3日曜です。同じ5月17日は、2027年には月曜日になります。

理由は暦にあります。365日は52週と1日なので、同じ日付の曜日は1年で1つ後ろへずれます。うるう年の2月29日をまたぐと2つずれ、2028年がそのうるう年です。

第3日曜で決めておけば、2027年は5月16日（日）と出ます。夏祭りも同じ考え方です。2026年の7月25日（土）は7月の最後の土曜で、2027年の最後の土曜は7月31日になります。去年の表から写すのは日付ではなく、「5月の第3日曜」という決め方です。

決め方で書く例は、市の見本にもあります。静岡市の引継ぎガイドは、1年間の行事の例に「夏祭り（最終○曜日）」「地域防災の日（第1日曜日）」と書いています（p.06）。

テンプレートの「行事の一覧」では、行ごとに「決め方」を「日にち」「第○曜日」「月だけ」から選びます。「第○曜日」なら、「第何」で第1〜第4か「最後」を、「何曜日」で曜日を選びます。すると「日付」と「曜日」の列が埋まる仕組みです。第5は選べないので、月の5回目の曜日を使いたいときは「最後」を選んでください。

「日にち」で4月31日のような無い日を入れると、「確認」の列に「その月に無い日」と出ます。打ち間違いは、ここで気づけます。

祝日と重なったら？ 内閣府の一覧を入れておくと、確認の列に名前が出ます

行事の日が祝日に当たるかは、内閣府の「国民の祝日について」で確かめます。2027年の一覧はすでに載っていて、9月20日が敬老の日です。例の自治会は敬老のお祝いを「9月の第3月曜」に配るので、ちょうど重なります。祝日法第2条が敬老の日を9月の第3月曜日と決めているので、この行は毎年祝日に当たります。

テンプレートの「祝日」の表に一覧を入れておくと、重なった行の「確認」の列に「祝日（敬老の日）」と出ます。配る予定表の日付も「20日（月・祝）」です。ただし確認の列は、止める印ではありません。お知らせする印です。敬老のお祝いのように祝日に合わせる行事なら、そのままで構いません。

祝日が日曜のときに、次の平日が休みになる日を「振替休日」と呼びます。内閣府の2027年の一覧では、3月21日の春分の日が日曜なので、3月22日が休日です（祝日法第3条第2項）。この日は2026年度の3月に当たるため、例の表には出てきません。振替の休日も、祝日の表に1行足せば確認の列に出ます。

2028年1〜2月の祝日は、祝日法第2条の決まりから入れました。元日（1月1日）、成人の日（1月の第2月曜日で1月10日）、建国記念の日（2月11日）、天皇誕生日（2月23日）の4つです。建国記念の日だけは、法律が「政令で定める日」とし、政令で2月11日と決まっています。内閣府のページには、2028年の祝日は「前年（令和9年（2027年））の２月に掲載します」とあります。一覧が出たら、表と見比べてください。

春分の日と秋分の日は、法律では「春分日」「秋分日」としか決まっていません。国立天文台が毎年2月に、翌年の日付を官報で公表します（内閣府「国民の祝日について」）。2028年の春分の日は2027年2月まで分からないので、テンプレートの祝日の表では空けてあります。

日にちが決まっていない行事は、月だけで載せてかまいません

年末の夜回りのように、日にちが総会の時点で決まらない行事もあります。そうした行事は「12月 夜回り」と月だけで載せれば足ります。

三木市の活動計画書の記載例は、注に「現段階でわかる範囲でご記入ください」と書き、「計画書と実績が違っても差し支えございません」と続けます。市に出す計画書の注ですが、分からない日は空けておいてよい、という考え方は同じだと私たちは見ています。燕市の年間事業計画例も、日付は無く月だけです（p.10）。

テンプレートで「月だけ」を選ぶと、配る予定表には「日にち未定　夜回り（年末の火の用心）」と出ます。並ぶのはその月の行事のいちばん下で、確認の列には「日にち未定」と出ます。日が決まったら回覧で知らせ、行事の一覧の決め方を「日にち」に直してください。

予定表の下には、設定で入れた一文が出ます。初期値は「日にちや場所は変わることがあります。変わるときは回覧でお知らせします。」です。雨天のときの書き方も含め、これは私たちの文例なので、会の決めごとに合わせて直せます。

行事が終わったあと、実際にやった日や気づいたことは引き継ぎ書の記事の表に1行残しておくと、来年の予定表づくりで使えます。

いつ配るか。総会で事業計画が通った後、最初の行事のお知らせより前に

事業計画は総会の議案です。燕市の手引きは、総会の次第に「第4号議案 令和○年度事業計画（案）」を挙げています（p.45）。議事録の見本には「全員賛成により可決される」とあります（p.46）。配る予定表は、可決された計画を会員向けに直したもの。だから配るのは総会の後です。

総会の前に作る事業計画（案）は、総会資料の記事で説明しています。年度の終わりには、実際にやった日を事業報告に写します。総会までの日程は同じ記事の逆算の節にあります。

例の自治会は4月25日に総会を開き、5月1日に予定表を配ります。会員が集まる最初の行事は5月16日の清掃なので、その前に届けば間に合います。

行事ごとのお知らせは、予定表とは別に回覧で回します。回覧が届く日は、町や市が決めていることがあります。葉山町の回覧配布日程表は、町から自治会への配布を「原則として第２・第４火曜日」とし、「祝日の関係で原則と異なる日程」をグレーで示しています。月2回の回覧でも、間が3週間空く月があります。この表では、6月23日の次の配布日は7月14日です。お知らせは、行事の日から逆算して、その前の配布日に間に合うように入れます。

テンプレートの「お知らせを回す日」の列は、行事の日の14日前を出します。14日は私たちの目安です。回覧の間が空く月は14日前では間に合わないこともあるので、町や市の回覧の日程と見比べ、設定で0〜60日の間で直してください。例では、5月16日の清掃が5月2日、7月31日の夏祭りが7月17日です。毎回だれが回覧に載せるかは、回覧板の記事で扱いました。

他の団体や市の行事と重ならないよう、先に入れておく日がある

燕市の手引きは「社会福祉協議会、ＰＴＡなど様々な団体も、住民を対象にした活動を行っています」と書きます。そのうえで、事前に情報交換し「大きな行事の日程が重ならないよう調整」するよう勧めています（p.10）。

市の行事が先に決まっている場合もあります。三木市の活動計画書の記載例は、注に市の総合防災訓練を「９月２７日（日）」、研修会を「来年１月２３日（土）」と書いています（2026年度の日付）。静岡市の引継ぎガイドも、9月の総合防災訓練と3月の津波避難訓練を市主催の行事として挙げています（p.06）。

市や連合会の行事で会員にも来てほしいものは、行事の一覧に入れて「会員に配る」を「する」にします。自分の会の役員会は「しない」です。募金の依頼のように行事でないものは、配る予定表には載せません。募金や申請の時期は、会長の引き継ぎの記事にまとめました。

日を確かめるのは、行事を増やすためではありません。燕市の手引きは「参加者が少なく、固定化している取組や地域の実状に合わなくなった取組は、みんなで話し合って見直すことも必要です」とも書いています（p.10）。行事を減らしたり足したりすると、予算も動きます。その積み方は予算案の記事にあります。

テンプレートに年度と行事を入れ、配る予定表を1枚印刷する

ここまでの決め方を、そのまま入れられるExcelを用意しました。空のファイルと、この記事の例を入れた記入例の2つです。

自治会_行事予定表_記入例.xlsxこの記事の例（30世帯・2027年度・9行の行事）を入れたファイルです。見本の画像は配る予定表のシートです。テンプレートをダウンロード

「使い方」は手順の表です。「設定」には自治会名・年度・配る日・問い合わせ先を入れます。「行事の一覧」は役員が使う表で、配らない会議もここに入れます。会員に配るA4の1枚が「配る予定表」、内閣府の一覧を写すのが「祝日」です。

「確認」の列には、直す所があると文字が出ます。「決め方を選ぶ」「行事名が空」「日を入れる」「第何と何曜日を選ぶ」「その月に無い日」「同じ日に2つ」「予定表に入りきらない」の7つは、直してから印刷します。「祝日（敬老の日）」と「日にち未定」は、知らせるだけの印です。

配る予定表は、1か月に5行までです。6つ目からは「予定表に入りきらない」と出るので、役員会など会員に知らせない行を「しない」にして減らします。

「担当（役職）」の列には「副会長」「各班の班長」のように役職名まで書き、個人の名前は入れないことを私たちは勧めています。配る1枚の問い合わせ先も、「書記」のように役職で書く形です。これは法律の決まりではなく、私たちの提案です。

予定表は、紙とExcelで十分に回せます。

まずは設定に年度を入れ、総会で通った事業計画の行事を行事の一覧に写して、確認の列を見てください。

よくある質問

行事予定表は、ExcelとWordのどちらで作ればよいですか。 日付と曜日を式で出したいならExcelです。毎年同じ行事を「第3日曜」のように決めている会なら、年度を変えるだけで日付が出直します。Wordの表で作る場合は、曜日を毎年手で直します。どちらでも印刷して配れます。

行事の日が祝日に当たっても、そのままでよいですか。 行事によります。敬老のお祝いのように、祝日に合わせる行事もあります。テンプレートは祝日に当たると確認の列に名前を出すだけで、止めはしません。祝日の日付は内閣府「国民の祝日について」で確かめてください。

日程が変わったら、予定表を配り直しますか。 私たちは、配り直さずに、変わった行事のお知らせを回覧で回せば足りると考えています。テンプレートの行の日付を直せば配る予定表も変わるので、翌年に配る分にはそのまま生きます。

来年度も同じテンプレートを使えますか。 使えます。設定の年度を1つ増やすと、「第○曜日」で決めた行は日付と曜日が出直します。「日にち」で決めた行は同じ日付のまま曜日が変わるので、確かめてください。祝日の表は内閣府の新しい一覧に入れ替えます。春分の日と秋分の日は、前の年の2月に公表されます。

出典

• 静岡市『静岡市 自治会・町内会活動 引継ぎガイドBOOK』（保存版）（PDF）。1年間の行事・活動の例（p.06）、年間活動予定表のひな形の見本（p.07）。
• 燕市『自治会の手引き 令和8年度版』（PDF）。事業計画と年間事業計画例、他の団体との日程の調整（p.10）、総会次第と議事録の見本（p.45・p.46）。
• 三木市『令和8年度 活動計画書（記載例）』（PDF）。防災の活動計画書の記載例と注1・注2。
• 葉山町『令和８年度 町内（自治）会 回覧配布日程表』（PDF）。回覧の配布日の原則。
• 内閣府「国民の祝日について」（ページ）。2027年の祝日・休日の一覧、2028年の一覧の掲載時期、春分の日・秋分の日の公表、振替休日。
• 国民の祝日に関する法律（e-Gov法令検索）。祝日の名前と日（第2条）、振替休日（第3条第2項）。
• 建国記念の日となる日を定める政令（e-Gov法令検索）。建国記念の日を2月11日とする。

この記事はAIが下書きし、運営者が内容を確認して公開しています。制度や手続きは自治体や団体の規約によって異なります。