自治会長の引き継ぎでやること。4月の届け出から3月の引継会まで

2027年4月25日（日）の総会で、会長に選ばれた。役員は班長しかしたことがない。翌週、前の会長から規約や去年の総会資料が入った箱と、通帳の写しを受け取る。連休が明けると、市役所から封筒が届く。中には会長の届出書と、補助金の案内。どちらを先に出すのか、いつまでなのか。封筒を前に手が止まる場面です。

会長の1年には、山が2つあります。1つ目は総会からの2週間で、市への届け出と、会長の名前で登録されている物の書き換えを済ませます。2つ目は1〜3月です。次の役員、要支援者名簿（災害時に避難の手助けが要る人の名簿）、総会の準備が重なります。間の7〜12月は、行事と募金が月に1つか2つ。八王子市と静岡市の手引きにある暦をもとにした、私たちの整理です。福岡市の2018年度調査では、会長の活動日数は1か月に平均10.0日でした。同じ調査で会長の平均年齢は68.9歳、在任2年未満の人が28.7%です。

先にお断りします。私たちは自治会の会計の道具を作っている会社で、市の担当者ではありません。引き継ぎ書の作り方は引き継ぎ書の記事にまとめました。

総会から2週間でやるのは、市への届け出と「会長の名前」の書き換え

会長は「町会・自治会の代表者で全体の責任者です」。八王子市町会自治会連合会のハンドブックはこう書いています（p.3）。代表者が替われば、前の会長の名前で登録されている所を書き換えることになります。最初に来るのが市への届け出です。

確かめた4市では、どこも会長の交代を届け出る書類を用意していました。

3市は2026年10月に確かめた市のページ、八王子市は連合会のハンドブック（平成30年頃、p.35）の記載で、今の様式とは違うかもしれません。書類の名前も時期も、市ごとに違います。 共通するのは、会長が替わったら市の自治会担当課に知らせる、という一点です。自分の市では何という書類か、いつまでか。担当課に電話で聞くのが早道です。

届けと一緒に変わるものもあります。仙台市青葉区のページでは、役員が替わって町内会の口座名義が変わる場合、変更届に記入します。市政だよりの部数と送付先は、別の「市政だより送付部数・送付先変更届」です。ごみ集積所の新設や移動を町内会が届け出ることも、同じページにあります。口座の名義は会計と一緒に片づけます。手順は会計引き継ぎチェックリストの口座の節にあります。

市町村長の認可を受けて法人になった自治会（認可地縁団体）は、別に決まりがあります。代表者が替わったら、市町村長に届け出なければなりません（地方自治法第260条の2第11項）。添える書類は、引き継ぎ書の記事に書きました（届け出の節）。法人かどうか分からなければ、前の会長か市の担当課に聞いてください。

期限は、市から届いた書類に締め切りがあればそれに従います。書いていなければ、私たちは総会から2週間を目安にすすめています。4月25日（日）の総会なら、2週間後は5月9日（日）です。口座の名義と推薦の確認は、30日後の5月25日（火）を目安にしました。

5月と6月は、補助金の申請と連合会の顔合わせが続きます

八王子市のハンドブックにある「事務1年」の表（p.34）では、4月に「市から各補助金申請書等案内が届く」とあります。町会等事務交付金は5月に申請書を出し、8月に交付決定の通知が届き、9月に交付されます。公衆街路灯の維持管理の補助金も、5月の申請です。冒頭の封筒の案内は、この入り口です。

同じハンドブックの p.35 には、連合会の予定も載っています。連合会の総会が5月、新任会長研修会が6月、役員研修会が11月頃です。地区のほかの会長と顔を合わせる、最初の場になります。

申請できるお金の種類と月は、市によって違います。静岡市の『引継ぎガイドBOOK』は、会長の申請業務に5種を挙げています（p.06）。地域連絡事務費交付金、防犯灯維持費の補助金などです。前の会長に「去年は何を何月に出したか」を聞き、控えがあれば箱から探します。

前年のお金の動きを確かめるときは、会計と一緒に収支報告書を開きます。Excelの会計ブックを使っていれば、3月31日に締めた時点で収支報告書は式で出ています。

今年が推薦の年かどうかは、4月のうちに市へ聞いておく

市から、地域の委員を推薦してほしいと頼まれることがあります。静岡市のガイドは、会長の業務の例に7つの推薦を挙げています。周期はまちまちです。

出典: 静岡市『自治会・町内会活動 引継ぎガイドBOOK』6ページの会長の業務（例）。推薦するものと周期は市ごとに違います。

民生委員の任期は3年です（民生委員法第10条）。厚生労働省の資料では、全国で一斉に改選されています。静岡市の推薦の周期も、この任期と同じ3年です。

推薦の依頼は、毎年同じようには来ません。前の会長の年に無くても、今年は来ることがあります。誰をどう探すかの進め方も市ごとに違い、一般的な手順を書ける資料は手元にありません。今年が推薦の年か、どの推薦が来そうか。私たちは、できれば4月のうちに、遅くとも総会から30日の5月25日までに担当課へ聞いておくことをおすすめします。

7月から12月は、行事と募金が月に1つか2つ

静岡市のガイドの年間例（p.06）では、7月に夏祭り、8月にラジオ体操、9月に敬老行事、10月に連合運動会が並びます。防災では、9月に市主催の総合防災訓練、12月に地域防災訓練があります。八王子市のハンドブックの「1年モデル」（p.1）も、7〜9月にお祭りとラジオ体操、10〜12月に運動会と防災訓練を置いています。

募金の時期もここに入ります。赤い羽根共同募金の運動期間は、10月1日から翌年3月31日までです（千葉市のページ、2025年度の例）。静岡市のガイドは、会長の集金業務に福祉募金を挙げ、緑の羽根・日赤・社協・赤い羽根を並べています。

市からの回覧も続きます。八王子市のハンドブックでは、市・行政からの回覧は毎月15日と月末の発送です（p.2）。班へ回す段取りは、班長さんと決めておきます。

行事も1年表に入れておくと、「期限」の列に日付が出ます。「期限の決め方」が「月で決まる」の行は、その月の末日です。赤い羽根共同募金を10月にすると、2027/10/31と出ます。「総会から」の行は、総会の日に「総会からの日数」を足した日です。

行事のあとに気づいたことを残す方法は、引き継ぎ書の記事の行事の節に書きました。

1月から3月が2つ目の山。次の役員、要支援者名簿、総会の準備

静岡市のガイドの年間例（p.06）では、2月に「来年度役員の提出（○日まで）」、3月に「引継会」があります。防災活動の欄には「災害時要支援者名簿の確認（〜2月締切）」。八王子市の「1年モデル」も、1〜3月に「役員の改選準備」を置いています。4月に総会を開く自治会なら、次の役員と総会の準備が2月に重なります。

静岡市の例では、要支援者名簿の確認は2月が締め切りでした。自分の市に同じ名簿の確認があるか、締め切りはいつかを、5月の届け出のついでに聞いておくと1回の電話で済みます。

2月の締め切りは、年によって日付が変わります。2028年2月はうるう年で、29日（火）まであります。1年表で月を2にした行は、期限が2028/2/29と出ます。

総会の資料は、総会の2か月前に動き出すのが私たちの目安です（逆算のしかたは総会資料の記事）。次の総会も4月下旬なら、動き出すのは2月下旬です。総会で会長が読むあいさつの原稿は、会長挨拶の記事にあります。

3月には、会計と監事（帳簿を見る役）に声をかけて監査の日を決めます。総会資料に監査の結果を載せるためです。当日の進め方は会計監査の記事に譲ります。

3月の引継会で、この1年表を次の会長に渡します

静岡市のガイドの年間例では、3月に引継会があります（p.06）。八王子市のハンドブックは、役員の負担を軽くする取り組みの1つ目に「役員のやることを文書化しておく」を挙げています（p.3）。1年使った1年表は、そのまま次の会長に渡す文書になります。引き継ぎ書の「1年の予定」に写し、紙と一緒に渡してください。渡す日の進め方は、引き継ぎ書の記事の3月の節にあります。

1年表のシートは「使い方」「1年のやること」「月ごとの数」の3枚です。「1年のやること」の O4 に年度、O5 に総会の日を入れると、「期限」の列に日付が出ます。16項目は入れてあり、空いた行に行事を足せます。済んだら「済んだ日」に日付を入れると、「状態」が「未」から「済」に変わります。当てはまらない項目は「該当なし」と書きます。その行も「状態」は「済」です。

記入例は、届けを5月6日に出し、法人でないので代表者の変更を「該当なし」にした形です。未が14、済が2。「月ごとの数」では、5月の6つが最も多く、次が2月の3つでした。冒頭の2つの山が、数で見えます。

自治会長の1年表.xlsx本番用のファイルです。年度・総会の日・済んだ日は空、16項目は入れてあります。シートは「使い方」「1年のやること」「月ごとの数」の3枚。マクロなし、シートは保護してあります（パスワードなし）。テンプレートをダウンロード

自治会長の1年表_記入例.xlsxこの記事の例（2027年度、総会2027年4月25日）を入れたファイルです。見本の画像は「1年のやること」のシートです。テンプレートをダウンロード

期限の日数（総会から14日など）は私たちの目安です。市から届いた書類の締め切りがあれば、そちらを優先してください。

今日やることは1つです。1年表に総会の日を入れ、その足で市の担当課に電話して、会長交代の届けの名前を聞いてください。

会長の1年表は、紙とExcelで回せます。会計の帳簿は違います。1行ごとの残高が次の行につながっていて、書き写すたびに数字を確かめ直すことになります。私たちが「自治会総合支援サービス」を作ったのは、その帳簿を入力するだけで残高が出る形にして、引き継ぎを軽くしたかったからです。

よくある質問

会長が替わったら、市への届け出は必ず要りますか。 確かめた4市（仙台市青葉区・武蔵村山市・明石市・八王子市）は、どこも会長の交代を届け出る書類を用意していました。名前と時期は市ごとに違います。法人の自治会（認可地縁団体）は、代表者が替わると市町村長への届出が法律で決まっています（地方自治法第260条の2第11項）。法人でない自治会は、市の担当課に聞いてください。

届け出はいつまでに出せばよいですか。 武蔵村山市は毎年3月から4月にかけて出す形、明石市は毎年4月頃に市から書類が届く形です。市から届いた書類に締め切りがあれば、それに従います。書いていなければ、私たちは総会から2週間を目安にすすめています。

自治会長は月に何日くらい活動するものですか。 福岡市の2018年度の調査（会長1,737人が回答）では、1か月の活動日数の平均は10.0日でした。最も多いのは6〜10日で34.4%です。行事や申請の時期によって、月ごとに差があります。

民生委員の推薦を頼まれました。毎年あるのですか。 民生委員の任期は3年で（民生委員法第10条）、全国で一斉に改選されます（厚生労働省）。静岡市の例でも推薦は3年に1回です。進め方は市ごとに違うので、担当課に聞いてください。

前の会長から何も聞けないまま総会が終わりました。何から始めればよいですか。 市の自治会担当課に電話し、会長交代の届けの名前と、今年来る申請や推薦を聞きます。受け取った物の書き出し方は、引き継ぎ書の記事の手順が使えます。

出典

• 仙台市青葉区「町内会活動に伴う届出・連絡等」（2026年5月12日更新）。町内会長等変更届と、一緒に出す届け。
• 武蔵村山市「自治会情報」（令和7年6月20日更新）。自治会長等届出書。
• 明石市「自治会・町内会に関するQ&A(4)」（2026年2月9日更新）。委託事務完了報告書兼委託事務請書。
• 八王子市町会自治会連合会『町会・自治会運営ハンドブック』（PDF）。p.1〜3、p.34〜35。
• 静岡市『静岡市 自治会・町内会活動 引継ぎガイドBOOK』（PDF）。自治会・町内会長の業務（例）（p.06）。
• 福岡市『平成30年度 自治協議会・自治会等アンケート報告書』（PDF）。会長の年齢・在任年数・活動日数（p.69〜72）。
• 千葉市「赤い羽根共同募金～じぶんの町を良くするしくみ～」（2025年10月1日更新）。運動期間。
• 地方自治法第260条の2第11項（e-Gov法令検索）。
• 民生委員法第10条（e-Gov法令検索）。
• 厚生労働省「令和4年度民生委員・児童委員の一斉改選結果について」。

この記事はAIが下書きし、運営者が内容を確認して公開しています。制度や手続きは自治体や団体の規約によって異なります。