自治会総会の会長挨拶の例文。案内文から閉会まで7場面の原稿

1月の役員会から帰って、去年の議案書を開く。表紙の次第には「開会のことば」「会長あいさつ」「議長選出」「役員代表あいさつ」「閉会のことば」と並んでいます。けれど、誰がどの言葉を読んだのか、原稿はどこにも残っていません。総会は4月25日（日）。30世帯の会員の前で、会長として何を話せばよいのか。

総会で読み上げる場面は7つです。そのうち会長が自分の言葉で話すのは、開会のすぐ後のあいさつ1回だけ。1分（300字）あれば足ります。残りは司会や議長が読む短い決まり文句で、市の手引きや見本に土台があります。案内文に書くのは、日時・会場・議題と、欠席するときの出し方の4つです。

私たちは、自治会の会計のクラウドを作っている会社の編集部です。原稿は市の手引きを土台にした私たちの文例で、土台にした資料は原稿ごとに書きました。

総会で読み上げる場面は7つ。会長が自分の言葉で話すのは、開会のすぐ後の1回です

市の手引きと見本で、総会の順番を確かめました。

番号は資料での順番、「あり」は番号なしで書いてあること、「－」はその資料に書いていないことを表します。千葉市緑区は、自治会の集まりである連絡協議会の議事録です。

会長のあいさつは、載っている資料ではどれも開会のすぐ後です。新しい会長や役員代表のあいさつは、役員を選んだ後、閉会の前です。

話す人は私たちの提案です。司会と閉会のことばは副会長、議事の進行は議長、議案の説明は会長や会計、監査報告は監事。会長が替わる年は、新しい会長が最後にあいさつします。

時間も私たちの目安です。30世帯で6つの議案を13時30分から審議するなら、開会のことば30秒、会長あいさつ1分、議長と議事録署名人の選出3分。議事に40分、新しい会長のあいさつ1分、閉会のことば20秒。合わせて46分ほどなので、1時間を取っておきます。

案内文に書くのは、日時・会場・議題・欠席のときの出し方の4つ

見本は、新潟市西区の資料編11ページの総会開催通知例です。次の文例はこれをやさしく直し、時候のあいさつを燕市の手引き48ページの書き出しに置き換えました。

配る日は、規約に書いてある日数が先です。市区町村長の認可を受けて法人になった自治会を、認可地縁団体（にんかちえんだんたい）と呼びます（地方自治法第260条の2）。認可地縁団体は、総会の日より少なくとも5日前に、目的の事項を示して通知します（同法第260条の15）。西条市の規約作成例の第17条3項のように「5日前までに文書をもって」と書く規約なら、この案内文がその文書です。逆算は総会資料の記事に書きました。

案内文の議題は、後から足さないでください。認可地縁団体は、通知した事項についてのみ決議できます（地方自治法第260条の17。規約に別段の定めがあれば別）。書面表決を「あらかじめ通知された事項について」とする規約例もあり（新潟市西区の資料編 第22条）、その場合、案内文に無い議題は書面表決書で賛否を出せません。同じ資料の見本にも「委任状に関わる議題は漏れなく明記するようにしましょう。」と吹き出しがあります。委任状と書面表決書の違いは、総会資料の記事へ。

開会のことばは司会の役。「数が届いた」と言えるのは、受付で数えてから

開会を告げるのは司会です。川崎市の手引きは、司会は「発起人（通常は役員の中の１人）が行うのが一般的」とし、「定刻になって出席者数が定足数に達した場合は、開会を宣言します」と続けます。定足数は、総会が成り立つのに要る出席の数で、規約で決まります。五所川原市のマニュアルの簡易シナリオも、開会の一言は「会則で規定した出席人数を満たしているため」で始まります。

数えるのは受付の係です。本人の出席と委任状・書面表決書を数え、開会の前に司会へ渡します。書面表決や委任をした人を「出席したものとみなす」規約例なら（新潟市西区の資料編 第22条）、会員30人で出席11・委任状6・書面表決書4のとき、出席とみなす数は21です。数え方は、議事録の記事にあります。

この2つの資料を土台にした、司会の開会のことばです（90字・18秒）。

定刻になりました。ご出席の方と、委任状・書面表決書を出された方を合わせて、規約で決めた数に届いていることを確かめました。ただいまから、2027年度 ○○自治会 通常総会を開きます。

続けて会長を紹介します（29字・6秒。成田市の次第の順に合わせた私たちの文例）。

はじめに、会長の○○ ○○から、ごあいさつを申し上げます。

次は議長選びです。新潟市西区の規約例第18条は「出席した会員の中から選出する」、川崎市の手引きは「自薦と他薦があります。どちらの場合も出席者の同意を得ます」。これを土台にした呼びかけです（78字・16秒）。

続いて、議長を選びます。規約により、ご出席の会員の中から選びます。立候補の方はいらっしゃいますか。いらっしゃらなければ、司会から指名してよろしいでしょうか。

指名する人を前もって決めておくなら、川崎市の手引きのとおり「事前に本人に了解をとることが必要です」。

会長のあいさつは何を話す？ お礼・1年の出来事・お願いの3つを1分で

長さや中身の決まりは、今回見た市の手引きに見つかりませんでした。ここからは私たちの提案です。入れるのは、お礼と名乗り、1年の出来事を1つ、今日お諮りすることとご審議のお願い。1分以内をすすめます。読む速さは1分に300字を目安にしています。

基本形の文例は184字で、読むと36秒ほどです。

本日はお休みのところ、お集まりいただき、ありがとうございます。会長の○○ ○○です。

2026年度は、夏祭りと秋の防災訓練を、予定どおり開くことができました。班長さんをはじめ、会員の皆様のご協力のおかげです。

本日は、2026年度の報告と、2027年度の計画と予算をお諮りします。2027年度は、回覧板の回し方の見直しに力を入れたいと考えています。よろしくご審議ください。

もっと短くしたいときの文例（109字・22秒ほど）は、下の見本に置きました。

1年の出来事は、第1号議案の事業報告の行事から1つ選び、数字は参加人数までにします。決算の金額は、第2号議案で会計が読みます。議案の説明や、名前を順に挙げるお礼も入れません。1分を超えやすいからです。

議長に渡したら、使う言葉は「ご異議ありませんか」と「決定とします」

議長の言葉は、五所川原市のマニュアル5ページの簡易シナリオが土台です。意見を伺うときは「～～したいと思いますが、ご異議ありませんか。」。異議が無ければ「異議なしのため、本件については、議案のとおりで決定とします。」です。

私たちの文例では、議長はまず就任と総会の成立を告げます（73字・15秒）。土台は、川崎市の手引きの「定足数に達したため総会が成立したことを宣言します」です。

議長を務めます。本日の出席は、委任状と書面表決書を含めて21人です。会員30人のうち、規約で決めた数に届いていますので、この総会は成立しています。

議案ごとに読むのは次の2文です。1文目は「ご異議ありませんか」を土台にした文例（58字）、2文目は原文から「で」を外した文です（29字）。

ただ今の説明について、ご質問やご意見はありますか。なければ、議案のとおり承認したいと思いますが、ご異議ありませんか。

異議なしのため、本件については、議案のとおり決定とします。

議事録署名人の指名と「議事に入ります」の一言は、テンプレートの原稿に入れました。

決算と監査は、担当者が読みます。議長が呼ぶ文は「第2号議案は、会計の○○ ○○さんから説明をお願いします。」と「第3号議案は、監事の○○ ○○さんから報告をお願いします。」。会計の読み上げ順は収支報告書の記事に、監事の原稿は監査準備の記事にあります。

すべての議案が終わったら、議長が締めます（35字）。

以上で、本日の議事はすべて終わりました。ご協力ありがとうございました。

新しい会長のあいさつは、役員の選任が決まった後に置く

成田市の記入例の次第でも、「５ 役員代表あいさつ」は議事の後、閉会の前です。テンプレートも、議事の終わりの後に置いています。

私たちの文例は、前の会長へのお礼、引き受けた一言、お願いの順です（83字・17秒）。

ただ今、会長に選んでいただきました△△ △△です。○○ ○○さんの1年間のお仕事を引き継ぎ、役員一同で務めます。分からないことが多いので、どうぞお力をお貸しください。

会長が替わらない年は、この原稿を読みません。

会長が替わる年は、口座の名義や市への届け出も残ります。順番は引き継ぎ書の記事に書きました。

閉会のことばと結果のお知らせ。集まれない年は、案内文を書面用に替える

閉会のことばは、五所川原市の簡易シナリオ「これをもって、第〇回役員会／総会を閉会します。」を土台にしました（44字・9秒）。

これをもちまして、2027年度 ○○自治会 通常総会を閉じます。ありがとうございました。

結果は、出なかった人にも知らせます。燕市の手引きは「会報、回覧板などですべての住民にお知らせしましょう」、新潟市西区の資料編は「回覧板や広報紙などで会員にお知らせします」です。議事録と結果の知らせ方は議事録の記事にまとめました。

集まって開けない年もあります。燕市の手引きは「書面での開催とすることもあります」とし、48ページに書面表決の案内文の例を載せています。49ページの結果通知文の例には、議案ごとの賛成・反対・無効の数を書きます。

案内文は、表題に「（書面表決）」を足し、本文の2段落目を差し替え、記の「日時・会場」を「締切・出し先」に替えます。燕市の例を土台にした差し替えの文です。

今年度の通常総会は、集まらずに、書面で賛成か反対かを出していただく形で開きます。議案書をお読みのうえ、下の表決書を各班の班長へ、4月23日（金）までにお出しください。

3段落目は「結果は、まとまりしだい回覧でお知らせします。」にします。可決の基準は規約で決まるので、文例には入れていません（燕市の例は「有効票の過半数の賛成」）。

認可地縁団体が総会を開かずに書面で決めるには、構成員全員の承諾が要ります（地方自治法第260条の19の2）。法人でない自治会は規約に従い、定めが無ければ市の窓口に相談します。くわしくは総会資料の記事へ。

テンプレートに名前と日付を入れ、声に出して秒数を計る

ここまでの案内文と原稿を、Excelにまとめました。空のファイルと、この記事の例を入れた記入例の2つです。

自治会_総会_案内文とあいさつ原稿_記入例.xlsxこの記事の例（2027年4月25日の総会、会員30人、出席21人）を入れたファイルです。見本の画像は「当日の原稿」のシートです。テンプレートをダウンロード

入力のシートに自治会名・新年度・総会の日・会場・役員の名前を入れると、案内文と当日の原稿のシートが式で埋まります。「1年をふり返る一文」と「今年度に力を入れること」は、終わりの「。」を付けずに書きます。開き方を「書面で開く」にすれば、案内文は書面表決用の文に替わります。切り取り線の下には、議案ごとに「賛成」「反対」に○を付け、名前と班を書く欄が付きます。

当日の原稿のシートは、順 / 場面 / 話す人 / 読む文 / 字数 / 目安の秒数 / 土台にした資料 の列で、14の場面が並びます。記入例では、通しで155秒です。会長あいさつが60秒以内なら、右の欄に「1分以内」と出ます。

1分に300字は、私たちの目安にすぎません。基本形を一度声に出して読み、時計で計ってください。36秒より長ければ、入力の「1分に読む字数」を自分の速さに直します。60秒を超えたら、1年をふり返る一文を短くします。

準備で手間がかかるのは、あいさつより決算と予算の数字だと私たちは考えています。今日やることを1つ選ぶなら、入力のシートに総会の日と会場を入れ、案内文を1枚印刷して次の役員会に出してください。

よくある質問

会長のあいさつは、何分くらいがよいですか。 市の手引きに長さの決まりは見つかりませんでした。私たちは1分以内（300字が目安）をすすめています。

会長が議長を兼ねてもよいですか。 新潟市西区の資料編と燕市の手引きには「会長が務める場合もあります」とあります。一方、新潟市西区の規約例第18条は「出席した会員の中から選出する」です。自分の自治会の規約で確かめてください。

総会の案内文は、いつまでに配ればよいですか。 規約の日数が先です。認可地縁団体は、少なくとも5日前に通知します（地方自治法第260条の15）。燕市の手引きは「遅くとも開催日の５日前まで」、川崎市の手引きは「開催１か月ほど前までに」としています。

来賓がいるときは、どの順番になりますか。 千葉市緑区町内自治会連絡協議会の議事録では、会長挨拶の後に表彰・来賓祝辞・祝電披露が続き、その後で議長を選んでいます。席次などの作法は、この記事では扱っていません。

集まらずに書面で総会を開くとき、あいさつはどうしますか。 案内文の書き出しにお礼の1文を入れます。結果は議案ごとの数を書き、回覧で知らせます。

出典

• 成田市『○○年度○○自治会総会』記入例
• 燕市『自治会の手引き 令和8年度版』
• 川崎市『町内会・自治会の設立に向けて』
• 五所川原市『町内会運営マニュアル』
• 新潟市西区『自治会・町内会ハンドブック ～資料編～』
• 千葉市緑区町内自治会連絡協議会『令和5年度 通常総会議事録』
• 西条市『○○○自治会規約（又は会則）』作成例
• 地方自治法（e-Gov法令検索）

この記事はAIが下書きし、運営者が内容を確認して公開しています。制度や手続きは自治体や団体の規約によって異なります。