自治会費の口座振替の導入手順。依頼書の回収と2〜3か月の日程

11月の役員会で、会費の集め方が話に出ます。班長さんの集金は続けるとして、希望する世帯だけでも口座振替にできないか。会計として段取りを調べてほしい、と頼まれます。前任者から受け取った書類を見直しても、口座振替の契約書や依頼書は1枚もありません。何から始めて、いつ最初の引き落としになるのか。見当がつかないまま帰ってきます。

自治会費の口座振替は、役員会で検討し、銀行か収納代行の業者から見積を取ってから総会で決めます。そのあと契約し、会員から預金口座振替依頼書（引き落としを頼む書類）を集める順で導入します。宇都宮市自治会連合会の手引きによると、業者によって異なるものの、契約から引き落としができるまで概ね2〜3か月かかります。4月の総会で決めるなら、初めての引き落としは夏になります。

先にお断りしておきます。私たちは会計の道具を作る会社で、口座振替や集金の代行はしていません。手順は宇都宮市自治会連合会のマニュアル、料金はゆうちょ銀行の公式資料から引きます。例に使うのは、30世帯・年会費5,000円の○○自治会です。30世帯のうち20世帯が口座振替を希望し、10世帯は班長さんの現金のまま、と置きました。統計ではありません。口座振替にするかどうかをまだ決めていないなら、集め方を4つ比べた記事が先です。

口座振替は、銀行か収納代行の業者と契約して始めます。毎回の引き落としの依頼は自治会が出す

宇都宮市自治会連合会の申請マニュアル（令和7年9月）は、導入の前提をこう書いています。「自治会費の口座振替導入に当たっては，金融機関の口座から自治会費の収納を代行する収納代行業者との契約が必要となります」（p.11）。収納代行の業者とは、会員の口座から会費を集める手続きを、自治会に代わって銀行とやり取りする会社です。宇都宮市の補助金の要件も「民間事業者による収納代行サービス（口座振替）を導入すること」でした。

銀行と直接契約する道もあります。例はゆうちょ銀行の「自動払込み」で、商品説明書は2025年11月1日現在の版です。受け取る側は「総合口座又は振替口座の加入者」で、窓口で申し込みます。会員も窓口で申し込みますが、「受取人を経由してお申込みいただくこともできます」。自治会が依頼書をまとめて出せる、ということです。ただし利用には、インターネットかDVDなどでデータを出す必要があります。料金表には紙の帳票の欄もあり、帳票なら1件132円です（次の節で計算します）。

ゆうちょ銀行以外の銀行が、自治会と直接契約するかは確かめていません。取引のある銀行の窓口で聞いてください。

どちらを選んでも、毎回の流れは同じです。マニュアルのp.12では、まず自治会長等が振替データを作って業者へ送ります。振替データは、誰の口座から、いくらを、何日に引き落とすかの一覧です。業者が引き落としをし、自治会長等が結果を確かめ、利用料金を払います。業者の選び方について、マニュアルは「事業者ごとにサービスの提供内容や料金に差があります」と書くだけです（p.13）。この記事でも、特定の会社の名前と料金は扱いません。

費用は「初期・毎月・1件」の3つ。見積では3つとも、引き落とせなかった件の扱いも聞く

宇都宮市のマニュアルは、補助の対象になる経費とならない経費を説明する箇所で、費用を3つ挙げています（p.8）。「初期費用（登録料など）」「基本料金（システム使用料など）」、そして「１件（世帯）当たりに発生する利用料金（振替処理料など）」です。この記事では、初期・毎月・1件と呼びます。見積を頼むときは、3つとも金額を出してもらいます。

ゆうちょ銀行の自動払込みに当てはめてみます。1件ごとの料金は、一般扱いで自治会が払う形なら、紙の帳票で132円です。Bizダイレクトなどのデータで出すと55円（年間10万件未満）になります。これとは別に、利用料金として契約料金5,500円・月額料金4,400円が載っています。一方で「ゆうちょ銀行所定の受取人については、利用料金及び総括表発行料金は無料です」ともあります。Bizダイレクトで扱う場合も利用料金は無料ですが、Bizダイレクト自体の契約料金と月額料金がかかります。どれも消費税込みで、2026年10月18日に説明書を開いて確かめた額です。料金は変わることがあります。

○○自治会がこの「所定の受取人」に当たるかは、説明書だけでは判断できませんでした。そこで、20世帯・年1回・帳票で2通り計算します。

30世帯のうち20世帯が口座振替を希望した場合の例。料金はゆうちょ銀行の説明書（2025年11月1日現在）。

利用料金がかからなければ、132円×20世帯＝2,640円です。会費収入100,000円（5,000円×20世帯）の2.6%にあたります。かかるなら、1年目は5,500円＋4,400円×12か月＋2,640円＝60,940円。2年目からは55,440円で、会費収入の55.4%です。掲載の料金をそのまま当てはめた計算なので、かかるかどうかは窓口で確かめてください。毎月の料金の有無だけで、20倍を超える差が出ます。

もう1つ、引き落とせなかった件の扱いがあります。説明書には「料金受取人負担の場合、払込みの成否にかかわらず、払込み請求件数（提出データの合計件数から取消件数を除いた件数）に応じて払込料金をご負担いただきます」とあります。残高が足りずに引き落とせなかった世帯の分も、1件の料金を払うということです。

見積で聞くことを、私たちは次の4つに整理しています。

• 初期・毎月・1件の3つの額
• 引き落とせなかった件にも1件の料金がかかるか
• 毎回の振替データを何で出すか（紙か、インターネットか）
• 会長が替わったときの手続き

費用を助ける補助金がある市もあります。宇都宮市の「自治会費口座振替導入支援補助金」は、令和7年度、初期導入費用と初年度基本料金の「全額（10分の10）」を対象にしました。「決済1件ごとに発生する手数料は本補助の対象外」です。すでに口座振替を導入している自治会は対象外で、申請には見積書の写しが要りました（マニュアル p.8〜9）。受付は2025年9月10日から2026年1月30日まででした。今年度の受付は確かめていません。自分の市に同じような補助があるかは、市の自治会の担当課に聞くのが早道です。

役員会で原案を作り、手数料を入れた予算案と一緒に総会で決める

マニュアルが示す導入の流れ（p.11）では、見積の次の3段目が「総会等において，口座振替導入について決定」です。p.30の総会議事録の記載例には「自治会費集金に係る口座振替の導入について」という議案が載っています。結果は「出席者全員の同意により自治会費の口座振替について可決した」。これは書き方の例で、何人の賛成が要るかを示したものではありません。

議案を作る前に、回覧で口座振替の希望を聞いておきます。世帯数が分からないと、1件の料金を掛け算できず、見積も取れないからです。原案を決めるのは2027年2月24日（水）の役員会、総会は4月25日（日）です。

総会には、導入の議案と、手数料を入れた予算案を一緒に出します。手数料は会費収入から出ていくお金だからです。予算案のどこに置くかは、予算案の記事の支出の節を、科目の名前は前年度に合わせる理由を見てください。規約に会費の納め方の定めがあるかも、先に開いて確かめます。

全員を切り替える必要はありません。マニュアルは「必ずしも自治会費の集金方法を口座振替で統一する必要はありません」と書いています（p.13）。訪問集金についても「顔の見える関係性の構築・維持や高齢者等の見守りにつながっています」とし、「班単位や集合住宅単位，希望する方のみで実施するなど」を挙げます。宇都宮市の補助金も「従来の現金による集金との併用も可」でした。

依頼書は案内の紙を添えて配り、2週間で集めて鍵のかかる所に置く

依頼書が動く順番は、マニュアルp.12の図にあります。契約のあと、業者から自治会が依頼書を受け取ります。自治会がそれを会員に配り、会員は書いて自治会に出す。自治会がまとめて業者へ送り、業者が金融機関へ届けます。

依頼書は、口座番号と届出印が入った紙です。様式は業者や銀行ごとに違います。欄の例は、大田区の国民健康保険料の依頼書にあります。記入例には、金融機関コード、支店コード、預金種目、口座番号（右づめ）が並びます。ゆうちょ銀行なら記号と番号です。ほかに、口座名義人のフリガナと届出印の欄があります。注意書きには「口座の届出印を鮮明に押印してください」「訂正箇所がある場合は、届出印で訂正印を押印してください」とあります。

そこで受け取ったときに、私たちは3か所を見るよう勧めています。届出印が押してあるか。口座番号の桁がそろい、右づめになっているか。口座名義人のフリガナが書いてあるか。足りなければ本人に返し、届出印で直してもらいます。役員が書き足すことはしません。

配るときは、自治会の案内の紙を1枚添えます。個人情報保護委員会のハンドブックは、集めるときに利用目的を伝えるよう求めています（p.6）。原文はこうです。「本人から、直接書面に記入してもらう…等の方法により、個人情報を集める際には、そのときに、本人に対して、利用目的を明示しなくてはなりません」。やり方として「記入用紙に利用目的を記載しておく」とも。依頼書は業者の様式なので、私たちは目的を自治会の案内の紙に書くよう勧めています。

○○自治会の案内には6つを書きます。何のお願いか、依頼書を何に使うか、締切と出し先。初めての引き落としの日と、手数料は自治会が払うこと。口座振替にしない世帯は、これまでどおり班長さんが集めることです。8月27日以降は毎年同じ時期に引き落とす、と会で決めたことにしています。

締切は、配ってから2週間を目安にしています。不備で返す分を見込み、締切から業者へ送るまでさらに1週間空けます。どちらも私たちの目安です。

集めた依頼書は、ハンドブックの例にある「紙で管理している場合は、鍵がかかる引き出しに保管する」に沿って置きます（p.9）。業者へ送るまで会計か会長の1か所にまとめ、班長さんの家に置いたままにしません。コピーも取らない形を勧めます。控えを残す決まりがあるかは業者に聞きます。

ハンドブックp.10は「個人データの取扱いを委託する場合は、…委託先に必要かつ適切な監督を行わなくてはいけません」と書いています。収納代行に渡すことがこの委託に当たるかを、私たちは判断していません。そのうえで、渡す前に業者が依頼書をどう扱うかを書面で確かめることを勧めます。

回収の進み具合は管理表で追いますが、口座番号は写しません。ハンドブックp.2の「団体としての活動を達成するために、必要となる個人情報の内容を確認しておくことが必要です」を受けた、私たちの決めごとです。管理表をパソコンに置くなら、パスワードと見られる人を先に決めておきます。

初めての引き落としは契約から2〜3か月後。総会の日から逆算して日程を決める

マニュアルのQ&A②は、期間をこう書いています。「契約いただく収納代行業者によって異なりますが，契約締結から口座振替が実施可能となるまでに概ね２～３か月程度要します」（p.13）。

○○自治会の日程を、総会の日から組んでみます。総会は2027年4月25日（日）です。初めての引き落としを8月27日（金）にしたいと、会で置きました。契約から引き落としまでを、2〜3か月の長い方の3か月とみると、契約と申し込みは5月27日までです。依頼書は6月3日に配り、締切は6月17日。不備を直して6月24日に業者へ送ります。引き落としの2週間後、9月10日ごろに結果と通帳を確かめます。

総会より前は、私たちが置いた間隔です。4か月前の2026年12月25日ごろに見積を頼み、3か月前の2027年1月25日ごろに希望を聞きます。原案は2か月前の目安で、実際は2月24日の役員会です。

その年の会費をどう集めるかも決めておきます。口座振替の20世帯は8月の引き落としで払い、残りの10世帯は5月に例年どおり班長さんが集める。5月に全員を現金で集め、口座振替は翌年度の会費から始める形もあります。どちらにするかは役員会で決めることです。

マニュアルp.12では、振替日は自治会長等が作る振替データの項目の1つです。どの日を振替日にできるか、初回をいつにできるかは、見積の時点で業者や銀行に確かめます。毎月の基本料金がかかる契約なら、契約が早いほど払う月が増えます。4,400円の例なら、1か月早めるごとに4,400円です。

引き落としの後は、結果の一覧と通帳を見て、引き落とせなかった世帯を確かめる

マニュアルp.12は、引き落としの後に「自治会長等による振替結果の確認（振替不能がないか など）」を置いています。その次が「収納代行業者への利用料金等の支払い」です。

○○自治会では、20世帯のうち1世帯が引き落とせなかったことにします。まず記録の行き違いがないかを確かめます。順番は未納と決める前の節と同じです。その年は班長さんの現金に戻すかを、先に決めておくと迷いません。ゆうちょ銀行の自動払込みで自治会が料金を払う形なら、この1件にも料金がかかります。

引き落とせた19世帯分の会費は95,000円です。出納帳には、会費の収入95,000円と、手数料の支出2,640円（20件分）を別の行に書きます。函館市のマニュアルも「帳簿へ記入する金額を相殺しない」としています（p.25）。宇都宮市のマニュアルp.12の図では、業者から自治会への「回収金振込」と、自治会から業者への「利用料金支払」が別の矢印です。手数料が差し引かれて入るか別に払うかは、契約で確かめてください。どちらの形でも、帳簿は2行に分けます。

集金簿では、世帯ごとの「集め方」の列に「口座振替」を選んでおきます。列の足し方は、集め方を比べた記事の集金簿の節にあります。マニュアルp.12で振替データを作るのは「自治会長等」です。会長が作っているなら、替わる年はこの役目も引き継ぎます。契約の名義を変える手続きが要るかは業者や銀行に聞き、ほかの手続きは引き継ぎ書の記事を見てください。

導入表に総会の日と初回の日を入れ、見積と一緒に役員会へ持っていく

ここまでの日程と費用を、Excelの「口座振替の導入表」にまとめました。シートは4枚で、使い方・日程・費用の見積・依頼書の回収です。

「日程」に総会の日と初めて引き落としたい日を入れると、10段のやることに目安の日が出ます。総会の後の契約では間に合わないときは、その旨の文が出ます。「費用の見積」は、まず上の欄に1世帯の年会費と、口座振替にする世帯数（希望を聞いた数）を入れます。候補1〜3に初期費用・毎月の基本料金・1件の手数料を入れると、1年目と2年目からの年の費用が出ます。記入例では候補1が2,640円、候補2が1年目60,940円です。

「依頼書の回収」は、世帯ごとに依頼書を配った日・受け取った日・不備・業者へ送った日・初回の結果を書く表で、口座番号の列はありません。記入例では、口座振替を選んだ世帯が20、引き落とせなかった世帯が1と出ます。

口座振替の導入表.xlsx空のファイルです。マクロなし、シートは4枚（使い方 / 日程 / 費用の見積 / 依頼書の回収）。入力するのは色と枠の付いたセルだけです。シートは保護してあります（パスワードなし）。見本の画像は日程のシートです。テンプレートをダウンロード

口座振替の導入表_記入例.xlsxこの記事の例（30世帯のうち20世帯が口座振替、総会2027年4月25日、初回8月27日）を入れたファイルです。料金は2026年10月18日に確かめたゆうちょ銀行の説明書の額です。見本の画像は日程のシートです。テンプレートをダウンロード

次の役員会までにやることは1つです。「日程」に総会の日と初回の希望日を入れ、「費用の見積」に候補2〜3か所の3つの費用を入れます。その2枚を印刷して、役員会に持っていってください。

よくある質問

全部の世帯を口座振替にしないといけませんか。 しなくてかまいません。希望する世帯だけで始め、集金簿の「集め方」の列で口座振替と現金を分けて記録します。

口座振替の手数料は、会員に払ってもらえますか。 ゆうちょ銀行の自動払込みは、会員が払う形の新規契約を2025年5月30日で終えたので、これから始めるなら自治会が払います。業者の場合は見積のときに確かめ、会費を変えるかは予算案と一緒に総会で決めます（会費を変えるときの節）。

会長個人の名前の口座でも、口座振替を始められますか。 私たちは確かめていないので、見積のときに業者や銀行に聞いてください。函館市のマニュアルは、会の通帳の名義を「個人名のみの名義にしない」よう勧めています（p.21）。

依頼書を出さなかった世帯や、引き落とせなかった世帯はどうしますか。 これまでどおり班長さんが集めます。引き落とせなかった世帯は、記録の行き違いがないかを先に確かめます。

口座振替を始めるのに使える補助金はありますか。 宇都宮市にはあり、令和7年度は初期導入費用と初年度基本料金の全額が対象でした。自分の市にあるかは市の担当課に聞いてください。

出典

以下の資料は、2026年10月18日に開いて確かめました。

• 宇都宮市『自治会費口座振替導入支援補助金』更新日 令和7年10月22日（ページ）。目的、要件（民間事業者による収納代行サービス、現金との併用も可）、補助の範囲（初期導入費用と初年度基本料金の10分の10、1件ごとの手数料は対象外）。
• 宇都宮市自治会連合会事務局『高齢者等負担軽減促進支援金 自治会費口座振替導入支援補助金 申請マニュアル』令和7年9月（PDF）。p.8 補助対象経費と3つの費用、p.9 令和7年度の受付期間と必要書類、p.11 導入までの流れ、p.12 依頼書の流れと実施の流れ、p.13 併用・業者ごとの差・契約から概ね2〜3か月、p.30 総会議事録の記載例。
• ゆうちょ銀行『自動払込み』商品説明書 2025年11月1日現在（PDF）。利用できる方、申し込み方、データの出し方、利用料金、一般扱いの払込料金、成否にかかわらず請求件数でかかること、送金人負担の新規契約の受付終了。
• 個人情報保護委員会『自治会・同窓会等向け 会員名簿を作るときの注意事項』令和5年12月（PDF）。p.2 必要な個人情報の確認、p.6 利用目的の明示、p.9 鍵のかかる引き出しでの保管、p.10 委託先の監督。
• 大田区『国民健康保険料預金口座振替依頼書（自動払込利用申込書）の記入について』記入例（PDF）。依頼書の欄の例、届出印と訂正の注意。
• 函館市『函館市町会運営標準マニュアル』3 町会の会計について（PDF）。p.21 通帳の口座名義を個人名のみにしない、p.25 帳簿へ記入する金額を相殺しない。

この記事はAIが下書きし、運営者が内容を確認して公開しています。制度や手続きは自治体や団体の規約によって異なります。