自治会費の未納対応。お願いの手紙3通の文例と最高裁判決

10月、5月の集金簿を見直します。30世帯のうち29世帯の欄は埋まり、合計は145,000円。3班-10の行だけが空欄のままです。班長さんは何度か訪ねていますが、まだ会えていません。前任者の引き継ぎのメモにも「前年度の会費 1世帯 5,000円 未納」とあります。役員会で会長から、未納の家にどう伝えるか案を出してほしいと頼まれました。調べても、出てくるのは払う側に向けた記事ばかりです。役員がどこまで言ってよいのかは書いてありません。

手紙を出す前に、記録漏れと退会・転居の2つを外します。残った「加入中の未納」には、規約で決めた会費をお願いできます。退会した人の退会後の分は求められません。最高裁判所が、ある自治会の事件でそう判断しています。お願いは手紙で3回まで。未納の世帯の名前は、回覧にも総会資料にも出しません。 帳簿には受け取った日に書き、総会では件数と金額だけを報告します。

先にお断りしておきます。私たちは自治会の会計をクラウドで扱う道具を作っている会社で、法律の専門家ではありません。判決と法律は裁判所とe-Govの原文から引き、当てはめが要る点は専門の相談先に委ねます。

「未納」と決める前に、記録漏れと退会を先に外す

集金簿の空欄は、そのまま「払っていない」とは限りません。私たちは空欄の理由を、払い忘れ・記録漏れ・退会や転居・加入中の未納に分けて考えています。手引きにある分け方ではなく、私たちの整理です。手紙の前に外せるのは、記録漏れと退会・転居の2つです。払い忘れかどうかは、1通目の「行き違いでしたら」の手紙で分かります。

記録漏れは、手元の帳簿で見つかります。見るのは、集金簿の行、領収書の控え、通帳に印字された振込人の名前（カナ）、班長さんから会計へ渡したときの書面の4か所です。北広島市の手引きは「班長から会計担当者へ引き継ぐ際にも領収書などの書面で記録を残すことをおすすめします」と書いています（p.7）。この書面があれば、お金が班長さんの手元で止まっていないかをすぐ確かめられます。集金簿そのものの見方は、出納帳の記事にあります。

振込も受けているなら、世帯主と違う家族の名前の入金が通帳に無いかも見ます。現金と振込を混ぜた集金簿の作り方は、集金方法の記事に書きました。

班長さんが受け取ったのに、会計に届いていない。こうした食い違いは未納ではなく、渡す途中の問題です。会員に手紙を出す前に、記録を1行ずつ当てます。当て方は使い込みが疑われたときの記事と同じです。

最後に、退会や転居の話が出ていないかを班長さんに聞きます。退会を申し出た家に会費の手紙を出すと、話がこじれます。

加入している会員にはお願いできる。退会した人の退会後の分は求められません

加入している会員については、市の手引きがはっきり書いています。福井市の『自治会ガイドブック』は「自治会に加入している会員は、自治会の規約（会則）等で定められている会費を納入する義務が生じます」とします（p.3）。同じページは、滞納が続いたら強制退会と定める自治会もあるとしたうえで、こう続けます。「まずは、その世帯が会費を納入しない理由を確認することが必要です」。

退会した人については、最高裁判所の判決があります。2005年4月26日の第三小法廷の判決です。県営住宅の自治会が、退会を申し入れた会員に共益費と自治会費を求めました。判決文から数字を拾うと、次のとおりです。

出典: 最高裁判所第三小法廷 平成17年4月26日判決（平成16年(受)第1742号）判決文。1つの自治会の事件で、規約や事情が違えば結論は変わり得ます。

判決は、この自治会を「いわゆる強制加入団体でもなく、その規約において会員の退会を制限する規定を設けていない」と見ました。そのうえで、会員は「いつでも」一方的に退会できると判断しています。数字で見ると差がはっきりします。自治会費は月300円×24か月＝7,200円の請求に対し、認められたのは退会前の3か月分900円でした。共益費は2,700円×24か月＝64,800円の全額です。

ここから「退会した人にも退会前の分は必ず払ってもらえる」とは読めません。「会費は払わなくてよい」とも読めません。判決が示したのは、この事件で退会前3か月分の支払い義務を認めた、というところまでです。役員として求められること・求められないことを、出典の言葉に寄せて並べました。

市役所から払うよう指導してもらうこともできません。総務省の行政相談の回答は「行政機関による指導や監督はできません」とします。会費の相談も「原則として自治会内で話し合って解決していただくようご案内しています」。新潟市西蒲区のQ&A（Q9）も同じ立場です。

お願いの手紙は3回まで。1通目は「行き違いでしたら」から始める

期限を過ぎた会費を求める手紙は、督促状と呼ばれることがあります。私たちは、表題にその言葉を使わず「お知らせ」「お願い」と書くことをすすめます。1通目の相手は、払い忘れていただけの人かもしれません。強い言葉は、その人との関係まで壊します。これは私たちの考えです。

出し方は3つ決めておきます。封書にして本人宛てにする。回覧には入れない。期限は手紙を出す日から2〜3週間後にする。3つとも私たちの提案です。手紙に書かない言葉も決めました。督促、法的措置、裁判、公表、ごみ、退会、最終通告、至急、遅延損害金の9つです。

時期の目安は、集金の翌月なかばに1回目、その1か月後に2回目です。さらに1か月後、会長の名前で3回目を出し、話をうかがう日をお願いします。それでも入らなければ、役員会で扱いを決めます。年度末には収支報告書の備考に残し、後任に一覧を渡します。集金からもう日がたっているなら、今週1回目を出し、そこから1か月ごとに数えます。

文例は3通です。【 】の中は差し込む言葉で、Excelでは未納一覧から自動で入ります。最後の1行は、3通とも同じです。

1回目（会計の名前で）

【手紙を出す日】

【世帯名】様

【自治会名】 会計 【会計の名前】

会費のお支払いについてのお知らせ

日ごろより自治会の活動にご協力いただき、ありがとうございます。行き違いでしたら申し訳ありませんが、会費のことでお知らせいたします。

【年度】年度の自治会費【未納額】を、会計ではまだお預かりできておりません。

お手数ですが、【納め方】。

お支払いは【期限】までにお願いいたします。

ご事情があってすぐには難しい場合は、どうぞご相談ください。ご連絡は、会計の【会計の名前（電話番号）】までお願いいたします。

行き違いでお支払いいただいている場合は、失礼をお許しください。

2回目（会計の名前で）

【手紙を出す日】

【世帯名】様

【自治会名】 会計 【会計の名前】

会費のお支払いについて（再度のお願い）

日ごろより自治会の活動にご協力いただき、ありがとうございます。

【1回目の日付】に、【年度】年度の自治会費についてお知らせをお送りしました。その後も、会計では【未納額】をまだ確かめられておりません。

お手数ですが、【納め方】。

お支払いは【期限】までにお願いいたします。

一度にお支払いいただくのが難しい場合は、分けてお支払いいただく形もご相談に応じます。ご事情がおありでしたら、会計の【会計の名前（電話番号）】までご連絡ください。

行き違いでお支払いいただいている場合は、失礼をお許しください。

3回目（会長の名前で）

【手紙を出す日】

【世帯名】様

【自治会名】 会長 【会長名】

会費のことで、一度お話をうかがえませんか

日ごろより自治会の活動にご協力いただき、ありがとうございます。

【年度】年度の自治会費【未納額】について、これまで会計から2回お知らせをお送りしました。2回目は【2回目の日付】です。

何かご事情がおありかもしれないと思い、一度お話をうかがえればと考えております。

【期限】までに、会長か会計がお宅にうかがう日を決めさせていただけませんか。お電話でのご相談でもかまいません。

ご都合のよい日時を、会計の【会計の名前（電話番号）】までお知らせください。

行き違いでお支払いいただいている場合は、失礼をお許しください。

【納め方】には、たとえば「班長さんへお渡しいただくか、会計（○○）宅へお届けください」と入れます。日付は「6月15日」の形です。

手紙を出したら、その日のうちに未納一覧の「1回目の手紙」「2回目の手紙」「3回目（会長）」の列に日付を書きます。Excelでは、それに合わせて「次にすること」の列が「2回目の手紙」「会長から3回目の手紙」「役員会で相談」と進みます。

「今は払えない」と言われたら、減額や分けて払う形を役員会で決める

話をうかがうと、収入が減って払えない、という事情が出てくることがあります。福井市のガイドブックはこの場合について、つながりを望んでいる世帯なら「一定程度弾力的に対応することも必要です」と書いています（p.3）。例として挙げるのは2つです。ごみステーションの「維持管理にかかる負担分のみに会費を減額すること」と、管理当番の「役務提供のみを協力してもらう」ことです。

同じページには、決め方の注意もあります。こうした特別な措置は「役員だけの判断だけでなく、その世帯の個人情報保護に配慮した上で、他の会員にも一定程度の了承を得ておくことが必要です」。会計が1人で「今年は半分で」と約束するのは避けます。役員会で案を決め、世帯名を出さずに総会で了承を得る形をおすすめします。

使い道が分からないから払いたくない、という声もあり得ます。新潟市西蒲区のQ&Aは、会費を納めてもらえない場合に「会費がどういったことに使われているのか内訳を説明するなどして、理解が得られるように努めてください」と書きます（Q7）。アパートなどの集合住宅の世帯は「アパートの管理者等に相談するのも一つの方法」ともあります。

減額や分けて払う形を決めたら、役員会の記録に残します。書き方は議事録の記事のとおり、1つの議案を1つの段落にまとめます。減額や免除を規約にどう書くかは、別の記事で扱う予定です。

名前を回覧に出す、ごみ置き場を使わせない。どちらもしません

未納が続くと、役員会で強い案が出るかもしれません。回覧で名前を知らせる。ごみ置き場を使わせない。私たちは、どちらもすすめません。

ごみ置き場について、福井市のガイドブックは退会の相談を受けた場面を書いています（p.6 Q2）。そこで「自治会管理のごみステーションを利用させない」と言うと、「法律に抵触する恐れがありますので、十分に注意してください」。未加入者の利用は「各自治会の判断に任せております」としつつ、加入・未加入に関係なく利用できる運営を市から頼んでいます（p.8 Q1）。これは福井市の考え方です。お住まいの市町村の扱いは、ごみを担当する市の課に聞きます。退会そのものについても、同じ冊子は「退会を認めないことはできません」と書いています（p.5）。

名前の扱いは、個人情報の話になります。福井市のガイドブックは、氏名も、氏名とひもづけて管理する住所や役職も個人情報になるとします。そして、取り扱いが不適切なら「民事訴訟等に発展するケースが考えられます」と書きます（p.9）。法律にどう当てはまるかを、私たちは確かめていません。それでも、総会では「1世帯 5,000円」と件数と金額だけを報告すれば足ります。名前を出す理由はありません。

帳簿には受け取った日に書き、収支報告書の備考に「1世帯未納」と残す

未納の会費は、受け取るまで出納帳に書きません。30世帯・年会費5,000円なら、予算は30×5,000円＝150,000円です。5月に入ったのは29世帯分なので、出納帳の会費収入は145,000円だけ書きます。3班-10の5,000円は、受け取った日に1行足します。

年度末までに入らなければ、収支報告書の自治会費は予算150,000円・決算145,000円・増減-5,000円です。備考に「5,000円×29世帯（1世帯未納）」と書いておけば、総会で差の理由を聞かれても答えられます。書き方は収支報告書の記事と同じです。

前年度分の5,000円が今年11月に入った場合、私たちは今年度の自治会費の収入として書き、摘要に「2025年度分」と添えることを提案します。科目を分けるかどうかは、前年度の帳簿に合わせます。

この記事のExcelの「未納一覧」は、1世帯の1年度分を1行に書く表です。「会費の額」から「受け取った額」を引いた「未納額」は、式で出ます。「状況」は確認中・お願い中・相談中・払い済み・退会の5つから選び、手紙の日付を書くと「次にすること」が変わります。「確認中」の行には「4つを確かめる」と出ます。話をうかがったら、「最後に話した日」「話した内容」「払う予定の日」に残します。記入例には説明のため、3班-10のほかに2世帯を足しました。右側には状況ごとの件数と未納額が出て、記入例の未納額の合計は13,000円です。

この一覧と、話した内容のメモは後任に渡します。会計の引き継ぎチェック表の6番「未納の会費と、まだ払っていない支払いを書き出した」に当たります。手紙の経過のように数字にならないことは、紙に書いて渡すのが確かです。前年度分の5,000円に今年気づけたのも、前任者のメモが残っていたからです。

時効と裁判所の手続きは、知っておくだけでよい

古い未納分について、民法の条文を4つだけ引きます。166条1項は、権利を行使できると「知った時から五年間」、または行使できる時から10年間行使しないと、時効で消えると定めます。150条1項は、催告（支払いを求める手紙など）から6か月は、時効が完成しない（期間が過ぎても時効が成り立たない）とします。2項で、その間に重ねた催告にはこの効力が無いとします。

152条1項は、権利の承認があると時効が新たに進むと定めます。承認とは、相手が払う義務を認めることです。145条は、当事者が援用しなければ、裁判所は時効で裁判できないとします。援用とは、相手が「時効なので払わない」と言うことです。

ここから私たちが言えるのは2つだけです。お願いの手紙を何通出しても、時効が延び続けるわけではありません。時効は、相手が「時効なので払わない」と言って初めて効きます。自治会費の各年度分をいつから数えるかは、規約と納期限によるため、私たちは確かめていません。何が承認に当たるかも同じです。「何年前の分まで」と年数で決めつけないでください。

裁判所の手続きには、少額訴訟と支払督促があります。少額訴訟は「60万円以下の金銭の支払を求める訴え」で、原則1回の審理で解決を図ります。利用は同じ裁判所に1人年10回まで。不服申立ては異議に限られ、控訴はできません。支払督促は、裁判所書記官が書類だけで審査する手続きです。原則として相手の住所地の簡易裁判所に申し立て、相手が異議を出すと訴訟の手続きに移ります。手数料は、2026年5月21日に施行された改正民事訴訟法が適用される事件かどうかで額が違います。額は裁判所の手数料のページで確かめてください。

1世帯5,000円のために、私たちは裁判所の手続きをすすめません。近所の家との関係は、会費より長く続きます。それでも使うなら、役員会で決め、規約を見て総会に諮るかを判断します。総会に諮るなら、総会資料の記事にある議案第1〜6号の並びに、議案を1つ足します。相談先は、市の自治会の担当課や、区役所の弁護士相談です。新潟市西蒲区のQ&Aには、毎月第3水曜に1回30分・予約制とあります（Q10）。日程は変わることがあるので、区役所に確かめてください。法テラスなどほかの窓口は、使い込みが疑われたときの記事の相談先にまとめました。

来年の未納を減らすのは、集金の前に配る1枚の案内です

新潟市西蒲区のQ&Aが勧めていたのは、会費の使い道の内訳を説明することでした（Q7）。これを集金の前に配る案内に入れることを提案します。予算書の支出から大きい科目を書き写し、「会費5,000円はこう使います」と1行で添えます。使い道が見えると、払う側の迷いが1つ減ります。

納め方を増やすのも、払い忘れを減らす手です。班長さんの現金に振込を足す形は、集金方法の記事で手数料と一緒に比べました。

未納一覧とお願いの手紙をExcelにしました。「お願いの手紙」のシートに、自治会名・会長名・会計の連絡先・納め方を一度入れます。未納一覧のNoと何回目かを選び、期限と出す日を入れると、宛名・年度・金額・前回の日付が入った手紙になります。世帯名と事情のメモが入るので、役員の中だけで使い、保存するときはパスワードを設定してください。

自治会費_未納一覧とお願いの手紙_記入例.xlsxこの記事の例（30世帯・年会費5,000円）を入れたファイルです。世帯名は記号にしてあります。見本の画像は未納一覧のシートです。テンプレートをダウンロード

今週やることは1つです。未納一覧に今年の空欄の世帯を書き、帳簿と班長さんへの4つの確認をしてから、1回目の手紙を出してください。

よくある質問

未納の会費は、何年前の分までお願いできますか。 年数では言い切れません。いつから数えるかは規約や納期限によるので、古い分の扱いは役員会で決めます（条文は本文の時効の節）。

退会した人に、退会する前の未納分は払ってもらえますか。 2005年の最高裁判決は、退会前3か月分の自治会費の支払い義務を認めました。ただ、1つの事件についての判断なので、手紙で事情をうかがう形でお願いします（本文の判決の節）。

未納の世帯の名前を、回覧や総会で知らせてもよいですか。 載せないことをすすめます。総会では「1世帯 5,000円」のように件数と金額だけを報告します（理由は本文の名前とごみ置き場の節）。

会費を払わない家に、ごみ置き場を使わせないと言ってもよいですか。 言わないことをすすめます。福井市は、退会の相談があった人にそう言うと法律に抵触する恐れがあるとしています（p.6）。お住まいの市の扱いは、ごみを担当する課に確かめてください。

市役所に間に入ってもらうことはできますか。 市から指導してもらうことは、できません。行政機関は自治会への指導や監督ができず、総務省の行政相談の回答も会内での話し合いを案内しています。新潟市西蒲区のように、区役所で弁護士相談を開いている市はあります（Q10）。

出典

判決文・ガイドブック・手引き・Q&A・行政相談の回答・民法の条文・裁判所のページは、2026年10月8日に開いて確かめました。

• 最高裁判所第三小法廷 平成17年4月26日判決（平成16年(受)第1742号 自治会費等請求事件）判決文（PDF、事件番号と法廷名は裁判例の詳細ページ）。事実と判断、主文。
• 福井市自治会連合会・福井市地域振興課『自治会ガイドブック』令和8年版（PDF）。p.3・p.5・p.6・p.8・p.9（冊子の印刷ページ）。
• 新潟市西蒲区『自治会・町内会のよくあるQ&A』（PDF）。Q7・Q9・Q10。
• 総務省 行政相談の回答「自治会は住民主体の組織です」2026年6月1日 日本海新聞掲載（PDF）。市の指導と会費の相談。
• 北広島市市民環境部市民課『町内会・自治会の手引き（第3版）』（PDF）。p.7。
• 民法（e-Gov 法令検索）。145条、150条、152条、166条1項。
• 裁判所『少額訴訟』（ページ）。手続きの要件。
• 裁判所『支払督促』（ページ）。手続きの流れ。
• 裁判所『手数料』（ページ）。申立手数料。

この記事はAIが下書きし、運営者が内容を確認して公開しています。制度や手続きは自治体や団体の規約によって異なります。