PTA会計のエクセルテンプレート。会費の集金表から決算報告書まで

4月の総会で、PTAの会計に決まりました。前任者から受け取ったのは、出納帳のノートと領収書の封筒、前年度の決算報告書。通帳は学校の金庫にあるそうです。「会費は5月に学校から振り込まれます」「委員会から予算の残りを聞かれます」とも言われました。何を、いつ書けばよいのでしょう。

会計が数字を入れる山は、4月、5月、学期末、そして3月の締めです。1冊のExcelにまとめれば、委員会への返事と決算報告書は式が出します。ここで配る「PTA会計ブック」は、自治会向けの会計ブックをPTA用に作り替えたものです。私たちは会計の道具を作る会社です。学校や教育委員会の担当ではありません。

4月、残高と予算を写す。支出の科目は「運営費」と「活動費」に分けておく

最初に、入れるお金の範囲を決めます。高松市教育委員会のマニュアルは、保護者が負担するお金の区分を3つ挙げています（1ページ）。教材費や修学旅行費などの「学校徴収金」、PTA会計などの「団体会計」、「指定物品」です。名古屋市教育委員会生涯学習課のスライド資料は、団体名で口座を作り、「学校徴収金と明確に区別をする」としています（3枚目）。ブックに入れるのは、PTAの口座と現金だけです。

予算の作り方は、神奈川県教育委員会の『PTA活動のためのハンドブック』に手順があります（12ページ）。各常置委員会が事業と予算の計画を立てて請求し、それをもとに「収入額、運営費支出額、活動費支出額等の見積り」を調整して予算案を作ります。常置委員会は、組織の例では成人教育・広報・校外指導・学年・学級の4つです（8ページ）。

「最初に入れる」シートでは、科目ごとにD列で区分を選びます。運営費・活動費は神奈川県の手順にある分け方で、その他は私たちが足しました。前年度の予算書に別の分け方があれば、そちらを優先します。例は○○小学校PTA（12学級・会員320世帯・教職員24人）の2026年度予算です。

学年・学級委員会費は12学級×10,000円です。収入は前年度繰越金120,000円、会費619,200円、雑収入100円で、合計739,300円。会費は、次の節の集金表にある「集める予定の金額」と同じにします。

4月1日の残高は、現金0円、通帳120,000円です。B9に前年度の次年度繰越金120,000円を入れ、C9の「一致」を見ます。収入の1行目「会費」は集金表とつながるため、名前を変えられません。ほかの科目は、科目の決め方の記事のとおり前年度に合わせます。

自治会の会計と違うところを、時期ごとに並べます。

どれも自治体などの資料で、すべてのPTAの義務ではありません。会則が先です。

5月、学校から振り込まれた会費を、学級ごとの集金表と突き合わせる

会費を学校が集め、PTAの口座へまとめて振り込む形があります。名古屋市の資料では、PTAが学校と業務委任契約を結び、毎年4月1日に更新します（3枚目）。高松市のマニュアルも、会計事務は「書面により委任を受けるものとする」としています（11ページ）。

納まったあとの処理として、名古屋市の資料は「会費納入簿・納入台帳を整備して現金出納簿に記入」と書いています（5枚目）。学級ごとの会員数と集まった金額の一覧があれば、出納帳と突き合わせられます。それが「会費の集金表」です。

列は 学年 / 学級 / 児童数 / 会員数 / 会費（1件） / 集める予定の金額 / 集まった金額 / 未納の金額 / 入金日 / メモ の10個。F3に保護者の、F4に教職員の1件あたりの会費を入れます。児童数・会員数・集まった金額を書けば、あとは式が出します。

例の会費は1,800円で、金額の推奨ではありません。会員320世帯で576,000円、教職員24人で43,200円、合わせて619,200円です。教職員を同じ額にしたのは、神奈川県のハンドブックの「教職員会員においても同額の負担が望まれます」に沿ったためです（14ページ）。

5月20日、学校から613,800円が振り込まれました。予定より5,400円少なく、3年2組の1世帯と5年1組の2世帯が未納です。3年2組の1世帯は9月10日に1,800円を振り込み、通帳出納帳に「会費」で1行足しました。下は3月31日の値です。

出納帳の「会費」615,600円と集まった金額が同じなので、F36に「一致」と出ます。F37は未納のある学級の数で、例では1です。

文部科学省の2025年4月30日の通知は、教材費や修学旅行費などの徴収・管理を「基本的に学校以外が担うべき業務」としています。これは学校徴収金の話で、PTA会費の集め方を決めたものではありません。会費を学校が集め続けるかは、毎年学校とPTAで確かめます。

6月から12月の支出は、委員会の希望、会長の承認、支払いの順で書類に残す

神奈川県のハンドブックは、予算支出の流れを6段で示しています（15ページ）。各委員会の購入希望、支払いの確認、会長の承認、支出、業者への支払い、帳簿記入・領収書添付の順です。「手続きや処理は書類によって行います」とあり、支出は「最終的には会長が責任を負うもの」です。「教職員会員に会計を任せてしまうのではなく、常に保護者が確認するような体制」も求めています。

出納帳は現金と通帳の2枚です。6月10日の広報紙 第1号の印刷88,000円は、振込なので通帳出納帳へ。6月20日、1年生の親子行事の材料18,500円は、現金で払ったので現金出納帳に書きました。

名古屋市の資料は、支出に必ず領収書をもらい、内訳が分かる形にするよう求めています（10枚目）。京都市のガイドラインは、通帳・帳簿・領収書に同じ番号を振ると照合しやすいとしています（5ページ）。確かめ方は出納帳の記事と同じです。

7月15日には、創立50周年の積立100,000円を特別会計の通帳へ移しました。京都市のガイドラインには「ＰＴＡが管理する通帳は、一つとは限りません」とあり、周年事業などの特別会計の通帳もこまめに記帳するよう勧めています（5ページ）。特別会計は、空のファイルをもう1冊使って付けます。

予算の科目にない支出は、払う前に流用の手続きをします。名古屋市の資料は「費（科）目間流用を認める承認を得ておくとよい」としています（10枚目）。

学期の終わりに1回、現金と通帳を数え、区分ごとの残りを運営委員会に出す

京都市のガイドラインは、帳簿（出納帳）と通帳を定期的に照らし合わせるよう書いています（4ページ）。通帳は「出入金の履歴を確認する一番信用のおける証拠書類」だからです。確かめる機会の例に役員会や行事の前後を挙げ、点検表の例は1〜3学期の欄です。

ブックでは、月別集計の42行に数えた現金を、43行に記帳した通帳の残高を入れます。例の12月末は現金17,400円、通帳303,600円で、44行に「一致」と出ました。

「予算の進み具合」のB3で12を選ぶと、12月31日までの実績が出ます。1年のうちの割合は75.0%。右の小表に区分ごとの残りが並びます。

支出の計は414,600円で、残りは324,700円です。活動費の中では、広報委員会費が176,000円で97.8%になり、「予算の9割を超えました」と出ました。9割は私たちの目安です。第3号を出す予定なら、印刷を頼む前に、会則に沿って流用の承認を得ます。

2月の卒業記念品は、会員の数ではなく6年生全員の数で買います

名古屋市の資料は「その学校に通う全ての児童・生徒を平等に、保護者がＰＴＡに加入しているかどうかにかかわらず対応する」としています（17枚目）。会員の児童だけに文具を贈った例には、×が付いています（16枚目）。神奈川県のハンドブックにも「ＰＴＡ会員ではない保護者の子どもに対しても、教育的配慮を忘れないようにしましょう」とあります（第1章 3ページ）。

例の6年生は56人で、会員は53世帯。記念品が1,500円なら、全員分は84,000円です。会員の数だと79,500円で、4,500円足りません。卒業記念品の数は、集金表の児童数の列で数えます。 例では2月26日に、84,000円を通帳から振り込みました。

払う前に、学校が公費で払うべき物でないかも見ます。名古屋市の資料は「学校が公費で負担するものはＰＴＡ会費で負担できない」とし、人件費や旅費、光熱水費などを例に挙げています（20枚目）。高松市のマニュアルは、人件費と建物の維持修繕費をPTAに負担させることを禁じています（3ページ）。神奈川県のハンドブックにも近い記載があります（13ページ）。確かめ方はPTAの会計監査の記事に書きました。

3月31日で締め、決算報告書の末尾に会計の報告文と監査の欄を置く

3月25日に現金13,000円を口座へ預け、31日に締めました。数えた現金2,000円と通帳232,645円を、月別集計の3月の列に入れます。決算報告書には、決算額が式で入ります。

例の決算は、収入合計735,645円（前年度繰越金120,000円を含む）、支出合計501,000円。次年度繰越金234,645円は、3月末の現金と通帳の合計と同じです。B43・B47・B48の「一致」の見方は自治会版と同じです。

形は京都市のガイドラインの作成例に合わせました（8ページ）。題は「2026年度 ○○小学校PTA 決算報告書」です。作成例の列は 項目 / 予算額 / 決算額 / 備考 で、ブックは増減を足した5列にしています。50行に会計の「上記のとおり報告いたします。」、55行に監査の文が式で入り、56・57行が会計監査2人の署名欄です。

神奈川県のハンドブックは、決算書は「会計監査委員の監査を受けて、総会で承認されなければならない」としています（16ページ）。決算に要る書類には、現金と通帳、会員名簿、会計帳簿、備品台帳、決算書、請求書や領収書などがあります。会費の決算額は、印刷した集金表を会員名簿と並べると説明できます。

監査の当日の流れと読み上げ原稿は、2月の節で挙げた監査の記事にあります。押印の欄は、会則と前年度の決算報告書に合わせてください。

PTA会計ブックをダウンロードして、4月1日の残高と学級ごとの会員数を入れる

PTA_会計ブック.xlsx本番用の空のファイルです。シートは8枚、マクロなし、シートは保護してあります（パスワードなし）。支出の科目は神奈川県のハンドブックの組織例をもとに入れてあります。テンプレートをダウンロード

PTA_会計ブック_記入例.xlsxこの記事の例（12学級・2026年度の1年分）を入れたファイルです。テンプレートをダウンロード

シートの並びは 使い方 / 最初に入れる / 会費の集金表 / 現金出納帳 / 通帳出納帳 / 月別集計 / 予算の進み具合 / 決算報告書 です。

次の年度は、新しい空のファイルで始め、会員数は毎年4月に入れ直します。来年の会計には、ファイルと印刷した集金表を渡します。何を残しておくかは引き継ぎの記事にまとめました。

今日やるのは1つです。空のファイルを開き、4月1日の通帳の残高と、学級ごとの会員数を入れてください。

よくある質問

特別会計（周年記念の積立）の通帳も、このファイルで付けられますか。 このブックは、通帳1冊と現金の会計用です。特別会計は、空のファイルをもう1冊使って付けてください。例の7月の100,000円は、一般会計の側では「特別会計へ繰出し」、特別会計の側では「繰入金」の科目で書きます。

学校から「備品を買ってほしい」と言われました。PTA会費で払ってよいですか。 名古屋市の資料は「学校からの要望で予算を使うことはない」とし、学校の「第２の財布」にならないよう求めています（15枚目）。公費で負担するものはPTA会費で負担できない、ともしています（20枚目）。判断は会則と総会、学校との取り決めによります。予算にない支出なら、流用の承認が先です。

スマホやExcelの無いパソコンでも使えますか。 無料の表計算ソフトLibreOffice（リブレオフィス）で記入例を開き、計算が本文の数字と合うことは確かめました。Excel、Googleスプレッドシート、スマホでは、まだ確かめていません。

出典

• 神奈川県教育委員会『PTA活動のためのハンドブック』令和8年版 第2章（PDF）、第1章（PDF）。第2章 8・12〜16ページ、第1章 3ページ。
• 京都市PTA連絡協議会・京都市教育委員会『PTA会計管理に係るガイドライン』2023年3月（PDF）。4・5・8ページ。
• 名古屋市教育委員会生涯学習課 社会教育主事「PTA会費の適切な使い方」スライド資料（PDF）。ページはスライドの枚数で、3〜5・10・15〜17・20枚目。
• 高松市教育委員会『学校徴収金等取扱マニュアル』2022年12月（PDF）。1・3・11ページ。
• 文部科学省 財務課長通知「学校徴収金の公会計化等の取組の一層の推進について」2025年4月30日（PDF）。1ページ。

この記事はAIが下書きし、運営者が内容を確認して公開しています。制度や手続きは自治体や団体の規約によって異なります。